電子契約サービスで締結した契約書や、メール添付のPDFファイルで受け取った契約書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷してファイルに綴じるだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たせない場合があるため注意が必要です。
電子契約を適切に保管するには、改ざん防止の仕組みや検索性、必要なときにすぐ確認・出力できる体制を整えておくことが大切です。
本記事では、電子契約の保管方法について、保存対象や保存期間、電子帳簿保存法に対応するための要件、監査・税務調査で困らない運用のポイントを、法務・総務担当者向けにわかりやすく解説します。
電子契約書の保管方法を考えるうえで、まず押さえておきたいのが「どの契約書が電子データでの保存対象になるのか」という点です。
電子契約サービスで締結した契約書や、メール添付・クラウド共有などで受け取ったPDF形式の契約書は、税務上の「電子取引データ」に該当します。これらは、原則として受け取った電子データのまま保存する必要があります。
ここで注意したいのは、契約書を印刷して紙で保管していても、それだけでは電子帳簿保存法に対応した保存とはいえない場合があることです。電子データとして受け取った契約書は、データのまま適切に保管できる仕組みを整える必要があります。
なお、電子契約として有効であることと、電子帳簿保存法の保存要件を満たすことは別の論点です。税務上の証憑として保存するには、別途、改ざん防止や検索性などの要件を満たす必要があります。
電子取引データに該当する主な契約書には、次のようなものがあります。
重要なのは、契約書をどのように作成したかではなく、取引情報を電子データでやり取りしたかどうかです。たとえば、相手先からPDF形式の契約書をメールで受け取った場合、そのPDFファイルは電子取引データとして保存対象になります。
実務では、契約書本体だけでなく、注文書、請書、見積書、請求書、領収書など、取引に関係する書類もあわせて管理対象になることがあります。どこまでを保存対象にするかを事前に整理し、社内で同じルールに基づいて運用することが大切です。
電子取引データとして受け取った契約書は、紙に印刷して保管するだけではなく、電子データとして保存する必要があります。
たとえば、PDF形式の契約書を印刷して紙のファイルに綴じていても、元の電子データが適切に保存されていなければ、税務調査などで必要な情報をすぐに確認・提示できないおそれがあります。
電子契約書を保管する際は、単にフォルダにPDFファイルを入れておくだけでなく、次のような状態を整えておくことが重要です。
電子契約書の保管は、ただ「データを残す」だけでなく、後から確認・検索・説明できる状態で保管することがポイントになります。
電子契約書は、電子データとして適切に保存するだけでなく、必要な期間にわたって保管し、税務調査などの際にすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。
保存期間や保存場所の考え方は、紙の契約書と大きく異なるわけではありません。ただし、電子データの場合は、アカウント管理や権限設定、バックアップなど、データ特有の管理もあわせて整える必要があります。
電子契約書は、国税関係書類として一定期間の保存が必要です。一般的には、法人税法などに基づき7年間の保存を基本に考えます。
ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合など、会社の状況によっては、より長い期間の保存が必要になるケースもあります。そのため、電子契約書の保存期間は一律に決めるのではなく、自社の税務要件や社内規程に合わせて設定することが大切です。
また、契約書には税務上の保存期間だけでなく、契約実務上の保管期間も関係します。長期契約や継続取引に関する契約書は、税務上の保存期間を過ぎても、契約関係が続いている間は確認が必要になることがあります。
そのため、電子契約書の保存期間を決める際は、税務上の保存義務だけでなく、契約期間や更新・解約の可能性も踏まえて検討しましょう。
電子契約書の保存場所は、社内サーバでもクラウドサービスでも問題ありません。重要なのは、必要なときに契約書データをすぐに閲覧・検索・出力できる状態にしておくことです。
たとえば、担当者個人のパソコンや個人アカウントだけで管理していると、異動や退職の際にデータへアクセスできなくなるおそれがあります。電子契約書は、会社として管理できる場所に保存し、権限やアカウントを適切に設定しておく必要があります。
保存場所を決める際は、次の点を確認しておくと安心です。
クラウドサービスを利用する場合も、契約書データの所在だけで判断するのではなく、必要なデータにアクセスできること、ダウンロードや出力に対応できること、障害時の対応手順があることを確認しておきましょう。
電子契約書の保管では、「どこに置くか」だけでなく、誰が、どの権限で、どのように利用・管理できるかまで含めて設計することが大切です。
電子契約書を電子データのまま保存する場合は、電子帳簿保存法に対応した保存要件を満たす必要があります。特に押さえておきたいのは、次の4つです。
これらは電子契約サービスや文書管理システムで対応できる部分もありますが、検索項目の入力ルールや権限管理など、社内運用で補うべき点もあります。
真実性の確保とは、保存している契約書データが、後から改ざんされていないことを説明できる状態にすることです。
電子契約書は紙の契約書と違い、ファイルの差し替えや削除ができてしまう場合があります。そのため、契約締結後のデータが勝手に変更されない仕組みや、変更があった場合に履歴を確認できる仕組みを整えておく必要があります。
真実性を確保する主な方法には、次のようなものがあります。
実務では、電子契約サービスの機能で、締結済みの契約書データを変更できないようにしたり、操作ログを残したりする方法がよく用いられます。
ただし、システム上の機能だけでなく、誰が契約書を登録するのか、例外的に差し替えが必要な場合は誰が承認するのか、差し替え理由をどこに記録するのかといった運用ルールも決めておくことが大切です。
見読性の確保とは、保存した電子契約書を必要なときに画面で確認でき、要求に応じて印刷・出力できる状態にしておくことです。
データ自体が残っていても、パスワードが分からない、閲覧できる担当者がいない、専用ソフトがなくて開けないといった状態では、適切に保存しているとはいえません。税務調査や監査の場面で、必要な契約書をすぐに確認できる体制が必要です。
見読性を確保するためには、次のような点を確認しておきましょう。
電子契約書は、PDF形式で保存されることが多く、比較的見読性を確保しやすい書類です。ただし、個人アカウントに依存した運用や、特定の担当者しか開けない保存方法になっている場合は注意が必要です。
検索性の確保とは、保存した電子契約書を、取引先名や取引年月日などの条件で検索できる状態にしておくことです。
電子契約書の件数が少ないうちは、フォルダを目視で探しても対応できるかもしれません。しかし、契約件数が増えると、必要な契約書をすぐに見つけられなくなり、税務調査や監査への対応に時間がかかる可能性があります。
電子帳簿保存法に対応するうえでは、主に次のような項目で検索できるようにしておくことが重要です。
実務上は、これらに加えて、契約名、契約番号、担当部署、契約種別なども管理しておくと便利です。電子契約サービスや文書管理システムを使う場合は、自社の運用に必要な検索項目を設定できるかを確認しておきましょう。
なお、一定の条件を満たす場合には、検索要件が一部緩和されるケースもあります。ただし、緩和に頼りすぎると、社内で必要な契約書を探しにくくなることがあります。実務上は、将来的な契約件数の増加も見越して、最初から検索しやすい保管方法にしておくのがおすすめです。
電子契約書をシステムで保存する場合は、保存方法や操作手順を説明できる資料も整えておく必要があります。これが、システム関係書類やマニュアルの備付けに関する要件です。
税務調査や監査では、担当者の記憶だけに頼るのではなく、誰が見ても保存手順を確認できる状態にしておくことが求められます。
たとえば、次のような資料を用意しておくとよいでしょう。
クラウド型の電子契約サービスを利用している場合は、サービス提供会社のヘルプページや仕様資料を参照できるようにしておく方法もあります。あわせて、自社内での保存担当者、確認手順、例外対応のルールを簡単なマニュアルにまとめておくと、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなります。
電子契約書の保管では、契約書データそのものだけでなく、保存方法を説明できる資料をそろえておくことも重要なポイントです。
電子契約書の保存要件に対応するには、
改ざん防止や検索性、証跡管理に対応したサービスを活用することも有効です。
電子契約・電子取引プラットフォーム「DocYou」は、
JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得済み。
電子帳簿保存法への対応を見据えた
契約書の締結・保管に安心してご利用いただけます。
紙で受け取った契約書や、紙で作成・押印した契約書をスキャンして保存する場合は、電子契約書とは別のルールで管理する必要があります。
電子契約サービスやメール添付のPDF形式で受け取った契約書は「電子取引データ」に該当しますが、紙の契約書をスキャンしたデータは「スキャナ保存」として扱われます。同じ電子保存でも要件が異なるため、混同しないよう注意しましょう。
スキャナ保存では、読み取り品質、登録期限、訂正・削除履歴、検索性などを満たす必要があります。また、要件を満たせば税務上は紙原本を廃棄できる場合がありますが、契約実務上は紛争時の証拠や原本提示の可能性も考慮する必要があります。
重要な契約書や長期契約、高額取引に関する契約書は、一定期間紙原本も保管するなど、自社のリスクに応じたルールを決めておくと安心です。
電子契約書の保管では、システム上の要件を満たすだけでなく、社内で無理なく続けられる運用ルールを整えることが重要です。
電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスや文書管理システムを利用していても、契約書の登録漏れがあったり、検索項目の入力ルールが統一されていなかったりすると、監査や税務調査の際に必要な契約書をすぐに提示できないおそれがあります。
また、保存要件を満たさない状態が続くと、税務調査時に取引の証憑として十分に説明できない可能性があります。特に、契約書データを検索できない、改ざん防止の仕組みを説明できない、担当者しか保管場所を知らないといった状態は、実務上のリスクになりやすい点です。
電子契約書を適切に保管するためには、保存対象、保存場所、検索項目、権限、例外対応をあらかじめ決めておき、誰が担当しても同じ手順で運用できる状態にしておきましょう。
契約書を管理する際は、取引年月日、取引先名、契約名、契約金額、管理番号など、検索に必要な項目を統一しておきましょう。
電子契約サービスや文書管理システムでメタデータ検索ができる場合は、すべての情報をファイル名に入れる必要はありません。ただし、必須入力項目や入力形式を決めておかないと、担当者ごとに登録内容がばらつき、後から探しにくくなります。
また、閲覧・編集・削除の権限は分けて管理し、特に削除権限は最小限にすることが大切です。退職者や異動者のアカウント見直し、バックアップから復元できるかの確認も定期的に行いましょう。
電子契約書の保管を効率化するには、電子契約サービスや文書管理システムを活用して一元管理する方法が有効です。契約の締結から保管までを同じ仕組みで管理できれば、契約書がメール、個人フォルダ、紙ファイルなどに分散するリスクを減らせます。
電子契約サービスで一元管理する場合は、次の点を確認しておきましょう。
ただし、電子契約サービスを導入するだけで、すべての運用課題が解決するわけではありません。たとえば、誰が契約書を登録するのか、どの項目を入力するのか、例外的な紙契約はどこで管理するのかといった社内ルールは、別途決めておく必要があります。
外部システムと連携する場合は、どのシステムのデータを正本として扱うのか、連携に失敗した場合はどのように確認・修正するのか、ログはどこに残るのかも整理しておきましょう。
電子契約書の保管では、ツールの機能と社内運用を組み合わせて、誰でも同じ手順で保存・検索・提示できる状態を作ることが大切です。
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電子契約書の保管や検索、権限管理をスムーズに行うには、
実際の運用イメージを確認することが大切です。
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電子契約書やメール添付で受け取ったPDF形式の契約書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷して保管するだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たせない場合があるため注意が必要です。
電子契約の保管方法を整える際は、次のポイントを確認しておきましょう。
電子契約の保管では、単にデータを残すだけでなく、必要なときにすぐ探せて、内容を確認でき、保存方法を説明できる状態にしておくことが重要です。
法務・総務部門だけでなく、経理部門や契約を扱う各部門とも連携しながら、自社に合った保管ルールを整備しておきましょう。
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※本記事は2026/5時点の情報です。