請求書をPDF化し、メールに添付して取引先へ送付している企業は少なくありません。郵送に比べて手軽に送ることができ、取引先側も特別なシステムを用意せずに受け取れる点は、メール添付のメリットです。
一方で、請求書には取引内容や請求金額、振込先などの重要な情報が記載されています。宛先の間違いやファイルの誤添付が起きれば、意図しない相手に情報が渡る可能性があります。また、取引先になりすまして偽の請求書を送るビジネスメール詐欺にも注意が必要です。
請求書をメール添付で送ること自体が、一律に問題というわけではありません。ただし、利便性だけでなく、どのようなリスクがあり、どのように対策するかを考えて運用することが重要です。
本記事では、請求書をメール添付で送る際のリスクや、パスワード付きZIPファイルを利用する場合の注意点、メールにファイルを直接添付しない送付方法について解説します。
請求書は、必ずしも紙に印刷して郵送しなければならないわけではありません。PDFなどの電子データとしてメールで送付する方法も利用できます。
インボイス制度においても、国税庁は適格請求書に記載すべき事項を電磁的記録で提供する方法の一つとして「電子メールによる提供」を挙げています。
請求書を電子データで送れば、印刷や封入、郵送にかかる作業やコストを減らせます。受け取る側も、届くまでの時間を待たずに請求書を確認できるため、メール送付は利便性の高い方法といえるでしょう。
ただし、「メールで請求書を送ること」と「請求書のファイルをメールに直接添付すること」は分けて考えることが大切です。
メールは取引先への通知手段として利用しつつ、請求書そのものはWeb上からダウンロードしてもらう方法などもあります。
なお、電子メールで請求書などの取引情報を授受する場合、添付ファイルによるやり取りも電子帳簿保存法上の「電子取引」に含まれます。電子取引で授受した請求書は、電子帳簿保存法の要件に沿って電子データを保存する必要があります。
電子メールで受け取った請求書を保存する際は、電子帳簿保存法で定められた保存要件を確認しておきましょう。
請求書には、例えば次のような情報が記載されることがあります。
そのため、メールで請求書を送る場合は、一般的な業務メール以上に宛先や添付ファイルの確認が重要になります。
メール添付には、特別なサービスを導入せず利用しやすいというメリットがあります。一方で、送信操作を人が行う以上、宛先間違いや誤添付などのヒューマンエラーを完全になくすことは容易ではありません。
「これまで問題が起きていないから大丈夫」と考えるのではなく、送付件数や請求書に含まれる情報、社内の運用体制などを踏まえて、現在の送付方法が適しているか定期的に確認するとよいでしょう。
メール添付で請求書を送る際に注意したいのが、宛先の間違いです。
例えば、
といったミスが考えられます。
メール本文だけであれば含まれる情報が限定的な場合もありますが、請求書を添付していれば、取引内容や請求金額なども誤送信先に届くことになります。
個人データを含むメールを第三者へ誤送信した場合について、個人情報保護委員会は、第三者が閲覧していないことを確認できず、誤送信先での取扱いも確認できない場合には、漏えいまたは漏えいのおそれに該当し得るとしています。
すべての請求書の誤送信が直ちに個人情報の漏えいに該当するわけではありませんが、請求書に個人データが含まれる場合には特に注意が必要です。
宛先が正しくても、添付する請求書を間違えることがあります。
例えば、A社へのメールに誤ってB社の請求書を添付してしまうケースです。
月に数件の請求書を送るだけであれば、一件ずつ内容を確認しながら対応できるかもしれません。しかし、数十社、数百社と送付先が増えれば、メール作成、宛先選択、ファイル選択、添付、送信といった作業を繰り返すことになります。
送付件数が多い企業ほど、担当者による確認だけに頼るのではなく、送付業務そのものを効率化し、誤操作が起こりにくい仕組みを検討することも重要です。
メールに請求書ファイルを直接添付した場合、送信した時点で相手側のメールボックスにファイルが届きます。
誤送信や誤添付に気付いても、すでに届いた添付ファイルを送信者側から確実に削除したり、閲覧できない状態にしたりすることは難しいのが一般的です。
その点、Web上に書類を置き、URLから閲覧・ダウンロードしてもらう仕組みでは、サービスによってはアクセス制御や認証などを利用できます。
もちろん、Web上で配信すれば自動的に安全になるわけではありません。どのような認証やアクセス制御が利用できるかを確認したうえで、送付方法を選ぶ必要があります。
請求書をメールでやり取りする際は、誤送信だけでなく、第三者によるなりすましにも注意が必要です。
IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）は「情報セキュリティ10大脅威 2026」の組織向け脅威として、「ビジネスメール詐欺」を10位に挙げています。
ビジネスメール詐欺（BEC）とは、偽のメールによって企業の担当者をだまし、攻撃者が用意した口座へ送金させるなどの詐欺です。IPAが紹介している代表的なパターンの一つに「取引先との請求書の偽装」があります。
取引先になりすました攻撃者が振込先を攻撃者の口座に差し替えた偽の請求書を送り、振り込みを誘導する手口です。
また、請求書を装った不審なファイルやURLが攻撃に利用されることもあります。
これは「メール添付で請求書を送ると必ず被害に遭う」という意味ではありません。請求書を日常的にメールで授受している企業では、送信側・受信側ともに、送信元や請求内容、振込先の変更などを確認する習慣を持つことが重要です。
特に、これまでと異なる振込先への変更を求めるメールなどを受け取った場合は、メールだけで判断せず、あらかじめ把握している電話番号など別の方法で取引先へ確認するといった対策が考えられます。IPAも、急な振込先や決済手段の変更があった場合にはメール以外の方法で確認することを対策として挙げています。
請求書などの重要なファイルをメールで送る際、パスワード付きZIPファイルを利用している企業もあります。
代表的なのが、
という方法です。一般に「PPAP」と呼ばれることがあります。
ファイルにパスワードを設定することは、第三者がファイルを入手した場合に簡単に内容を閲覧されないようにする対策の一つになり得ます。
ただし、パスワードを設定しただけですべての問題が解決するわけではありません。
例えば宛先を間違えた状態で、ファイルとパスワードの両方を同じ相手へ送れば、誤送信そのものを防ぐことはできません。A社にB社のファイルを添付するといった誤添付も、ZIPファイルへのパスワード設定では防げません。
また、ファイルとパスワードを同じメール経路で送る運用については、デジタル庁の公表資料でも注意点として取り上げられています。
そのため、「パスワード付きZIPファイルにしているから十分」と考えるのではなく、送付方法全体でどのようなリスクに対応できているかを確認することが大切です。
請求書を安全に届けるためには、ファイルそのものの保護だけではなく、次のような点も考える必要があります。
セキュリティ対策は一つの機能だけで判断するのではなく、送信から受信までの一連の流れで考えることが重要です。
メールへのファイル添付に不安がある場合は、ファイルそのものをメールで送らない方法も検討してみましょう。
一つは、メールには請求書ファイルを添付せず、メールに記載したURLから請求書を閲覧・ダウンロードしてもらう方法です。
取引先には従来と同じようにメールが届くため、大きく運用方法を変えずに導入しやすいというメリットがあります。
また、利用するサービスによっては、認証やアクセス制御などを組み合わせることもできます。
一方で、「メール添付ではなくURLにすれば安全」と単純に考えるのは適切ではありません。
サービスを選ぶ際には、
などを確認しましょう。
送信側と受信側がWebサービスを利用し、サービス上で請求書を授受する方法もあります。
メールにファイルを直接添付するのではなく、取引先がWeb上で請求書を確認・ダウンロードする仕組みです。
請求書を毎月多くの取引先に送っている企業では、メールを1通ずつ作成してファイルを添付する運用から切り替えることで、送付作業そのものを効率化できる可能性があります。
また、請求書だけではなく、納品書や支払通知書など、企業間でやり取りするほかの書類にも対応しているサービスであれば、書類の配信業務をまとめて見直すこともできます。
まず確認したいのがセキュリティです。
例えば、
などを確認します。
「メールだから危険」「Webだから安全」と送付手段だけで判断するのではなく、実際にどのような対策が用意されているかを見ることが重要です。
自社で扱う請求書の内容や、社内のセキュリティポリシーなども踏まえて検討しましょう。
請求書の電子配信を検討するときは、送る側の業務効率だけではなく、受け取る側の使いやすさも重要です。
例えば、
などを確認しましょう。
送信側には便利な仕組みでも、取引先側の負担が大きければ、電子配信への切り替えが進みにくくなる可能性があります。
すべての取引先を同じ方法へ一度に移行するのではなく、取引先の状況に応じて段階的に切り替えていく考え方も有効です。
数件の請求書であれば、担当者が一件ずつメールを作成して送る運用でも大きな負担にならないことがあります。
一方、取引先が多くなると、
といった作業が毎月繰り返し発生します。
送付方法を見直す際には、単にファイルの渡し方を変えるだけではなく、請求書を取引先へ届けるまでの業務全体を効率化できるかという視点も持つとよいでしょう。
企業間取引プラットフォーム「DocYou」では、請求書や納品書などの書類を取引先へ電子配信できます。
取引先との関係や利用状況に応じて、DocYou上で書類をやり取りする方法と、取引先がDocYouのアカウントを登録せずに受け取る方法を使い分けられます。
送信側と受信側がDocYouを利用する場合は、DocYou上で請求書などの書類を授受できます。
メールに請求書ファイルを直接添付するのではなく、取引先がWeb上で書類を確認・ダウンロードする仕組みです。
請求書だけではなく納品書などの書類にも利用できるため、取引先への書類配信をまとめて電子化したい場合にも活用できます。
新しいシステムへの切り替えを検討するとき、「取引先にアカウント登録をお願いするのが難しい」というケースもあるでしょう。
DocYouの「かんたん閲覧（メール配信機能）」では、取引先がDocYouのアカウントを登録しなくても、メールに記載されたURLから書類を閲覧・ダウンロードできます。
必要に応じて認証コードを設定することも可能です。認証コードを設定した場合は、メールで届いたコードを入力してから書類を閲覧します。
従来のメールに近い形で取引先へ通知しつつ、請求書ファイルそのものをメールへ直接添付しない運用ができます。
請求書の電子化では、すべての取引先を一律に同じ方法へ切り替えられるとは限りません。
例えば、
など、取引先ごとに適した受け取り方は異なります。
DocYouでは、送信側・受信側の双方がDocYouにログインして書類を授受する方法と、受信側がアカウント登録せずにURLから書類を閲覧できる「かんたん閲覧」を使い分けることができます。
メール添付の運用を見直す際には、「メールをやめるか、続けるか」という二者択一ではなく、取引先に合わせながら、書類そのものの届け方を見直していくことが大切です。
請求書をメール添付で送ること自体が、一律に問題というわけではありません。特別なシステムを利用せず、すぐに取引先へ届けられる点は大きなメリットです。一方で、宛先間違いや誤添付、送信後にファイルへのアクセスを制御しにくいこと、なりすましなどには注意が必要です。
また、パスワード付きZIPファイルを利用しても、誤送信や誤添付など、すべてのリスクを防げるわけではありません。現在のメール添付運用に課題を感じている場合は、URLからのダウンロードやWebサービスによる書類配信など、請求書ファイルをメールに直接添付しない方法も選択肢になります。
請求書の送付方法を見直す際は、セキュリティ面だけで判断するのではなく、取引先にとって利用しやすいか、自社の送付業務を効率化できるかといった点も含めて、自社に合った方法を検討しましょう。
DocYouでは、請求書や納品書などの取引書類を、取引先の状況に合わせて電子配信できます。
「現在のメール添付運用を見直したい」「取引先に大きな負担をかけずに電子化を進めたい」という方は、DocYouのサービス資料をご覧ください。
※本記事は2026/9時点の情報です。