Introduction Flow 「導入企業様」のメリットとサービス導入までの流れ

DocYou

DocYou(ドックユー)を導入することで、契約や取引の書類送受信に関する様々な『無駄』を削減できます。業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化など、多くのメリットをご紹介します。

Introduction to DocYou DocYouのご紹介

DocYouは企業間の帳票配信・電子契約に加え、書面に基づいた合意形成を双方向コミュニケーションで実現できる、電子契約・電子取引クラウドサービスです。NHSが長年培った帳票基盤ソリューションのノウハウをもとに、サービス導入からシステム連携、電子帳簿保存法対応のシステムコンサルまでトータルでサポートします。

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Benefits 電子契約5つのメリット

電子契約・電子取引クラウドサービスDocYouでは、契約書や見積書などの書類の作成・送受信・同意による締結・保管・管理まで、オンライン上でWebブラウザのみで行うことが可能です。DocYouを導入することで得られるメリットをご紹介します。

1.コスト削減

電子契約を導入することで、書面で契約書を作成する際にかかっていたコストを大幅に抑えることができます。
クラウド上でデータを受け渡しするため、郵送費はもちろん、印刷費、保管費なども不要になります。

送料

送料

製本して送る切手代、送り返しの際の返信用切手も不要

人件費

人件費

印刷・郵送手配・押印による締結、ファイリングによる人件費が不要

印紙代

印紙代

取引内容によって、双方でそれぞれ必要だった印紙が不要

保管料

保管料

書類を鍵付きのキャビネットで保管するための什器や保管場所の費用が不要

製本テープ代

製本テープ代

契約書を作成する際に必要となるテープ代が不要

紙代

紙代

契約書を印刷する用紙代が不要

インク代

インク代

契約書を印刷するインク代が不要

2.業務効率化&時間短縮

Webブラウザ上の簡単な操作だけで契約を締結でき、取引完了となります。ハンコレスを実現することで、押印に必要な手続きを削減。書類の印刷や保管先から探す手間、郵送処理にかかる時間なども削減できます。事前にテンプレートを登録しておくことで、1件当たり5分程度で契約締結できるため、大幅な業務改善に繋がります。

業務効率化&時間短縮

3.ペーパーレス化

紙資源を削減できるため環境に優しく、地球温暖化防止に貢献することができます。
ペーパーレス化は政府が推進している政策のひとつであり、SDGsの実現に繋がります。
CSR施策の1つとして、多くの企業が取り組みを始めています。

4.コンプライアンスの強化

電子契約に切り替えることで、原本用紙の紛失や破損や劣化、改ざん等のリスクを解消することができます。
契約書類を安全に電子データとして保管できるようになります。

改ざん

改ざん

タイムスタンプにより、契約後の改ざんを防ぐことができます

保管漏れ

保管漏れ

クラウド上に保管するため、人為的な管理ミスを防止します

紛失

紛失

電子契約に原本とコピーの違いはないため、バックアップを残せます

復元不可能

復元不可能

自然災害などで書類が復元不可能になるリスクに備えられます

5.契約状況の見える化

複数の取引先との契約進捗状況を一元管理することができます。
それぞれの契約について、誰が・何をする必要があるのか一目で確認でき、契約の透明性が向上するため、業務の抜けや漏れなどを防ぐことができます。

進捗の確認

進捗の確認

契約の進捗状況、相手側の書類の開封状況などが一目で確認できます

書類の比較

書類の比較

類似の契約書との比較や、過去の書類との比較も簡単にできます

契約締結前の監査

契約締結前の監査

契約の状況をいつでも閲覧できるため、契約締結前の監査ができます

Cost reduction estimate コスト削減の試算モデル

具体的に毎月約100件の契約を行っていた場合をモデルとして、電子契約サービスを導入することで削減できるコストの試算を行いましたので、ご紹介します。
1件当たりで見ると小さな費用でも、積み重なることで大きく膨らんでしまう諸経費を削減できます。

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※毎月約100件の契約業務を行っている場合の一例

Introduction Flow 導入までの流れ

導入企業様・取引先様向け

電子契約サービスをご利用いただくにあたり、導入企業様・取引先様それぞれでサービスの利用申込をお手続きいただく必要がございます。

導入企業様・取引先様向け

スポット利用の取引先様向け

一時的なスポット利用の場合は、簡単な手続きで利用申込と書類に対する承認を行うことができます。

スポット利用の取引先様向け

Core system cooperation 基幹システム(ERP)との連携

基幹システムと連携して書類を送ることが可能です。取引先の回答結果を基幹システムに直接反映させることで受領後の入力プロセスを省略できるため、シームレスな業務フローを実現できます。SAP ERPやGRANDITなど基幹システムの導入経験も豊富なSIerであるNHSが、業務システムとの連携をご支援いたします。

DocYouと基幹システム(ERP)を連携した場合の取引イメージ

DocYouと基幹システム(ERP)を連携した場合の取引イメージ
例:上位システムと連携することで、DocYouで書類を手作業で送信するプロセスや、受信した書類のデータを基幹システムに入力するプロセスの省略(DX)も実現できます。

統合帳票基盤システム Paples(パピレス)との連携による
社内文書も含めた電子化や電子帳簿保存法に対応したシステム構築の実現支援

NHSの統合帳票基盤システム Paples(パピレス)と合わせて導入いただければ、Paplesがホストコンピューターや基幹システムなど、社内の様々なシステムからデータを受け取り、PDF化してくれるので、連携がよりスマートになります。
Paplesは帳簿の電子的な長期保管に加え、様々書類なども併せて長期保管できる統合帳票基盤システムです。
JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)による「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」や「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認証も取得しています。
未導入の場合は、ぜひこの機会に、合わせてご検討ください。

システム連携構築例

システム連携構築例

Support 充実した専門的サポート

長年培った帳票基盤ソリューションのノウハウをもとに、サービス導入からシステム連携、電子帳簿保存法対応のシステムコンサルまでトータルでサポートします。

電子帳簿保存法申請サポート

電子帳簿保存法申請サポート

累計実績250件以上の経験豊富な専任コンサルタントがペーパーレス化をサポートします。

取引先様へのサポート

取引先様へのサポート

取引先様への説明用の資料や動画などもご用意しております。また取引先の利用申込手続きを簡便にする方法もご用意しておりますので、ご相談ください。

システム連携のサポート

システム連携のサポート

NHSにはホストコンピューターからSAP ERPやGRANDITまで、様々な業務システムの構築・連携実績があります。各社様の様々な事情に合わせ、連携の支援を実施しています。

電子帳簿保存法について

国税関係の書類を電子データで保管できる電子帳簿保存法。
令和3年度にはさらなる改正が実施され、「電子取引」についての法令も大幅に変わりました。
DocYouでは、インターネットを用いた電子契約である「電子取引」に対応しております。
DocYouによる電子帳簿保存への対応支援についての詳細をお知りになりたい方は、お問い合わせください。

認定タイムスタンプ

電子データで保存する場合の要件の一つである、「真実性の確保を満たすこと」ができるように対応しています。

Security and backup セキュリティ・バックアップ情報

強固なセキュリティと万が一に備えた対策で、重要な書類を守ります。

通信の安全性

インターネットを使ったサービスには悪意ある者が情報を読み取ったり、改ざんしたりする可能性が潜んでいます。
DocYouの通信はすべてSSL/TLSにより暗号化されているため、盗聴や改ざんを防止します。

SSL/TLSとは

SSLはSecure Sockets Layerの略で、通信内容を暗号化することで第三者が情報を読み取ったり改ざんしたりできないようにするための標準的な技術です。
TLSはTransport Layer Securityの略で、SSLのセキュリティを強化した後継の技術です。

厳格なデータ管理

重要な書類の安全を守るために保存されたデータはすべて暗号化されており、第三者によるデータ読み取りを防ぎます。

安心のバックアップ体制

保存データはリアルタイムで複数の遠隔地に分散保管され、災害などによるデータの損失を防ぎます。
さらにシステムの稼働状況および応答速度を随時監視しております。

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