Features 機能紹介

マイタスク

マイタスクがタイル形式で表示されます。
また、処理段階に応じてタスクが自動で整理されるため、取引状況を一目で確認できます。
メモ

各書類ごとにメモを入れることができます。
担当者間での依頼事項や書類の確認状況などのメモとして使用できます。

タグ

書類を分類整理するためのタグを自由につけることができます。
自社内での確認用のユーザータグ、取引先と共通使用して確認できる共通タグ、それぞれに作成できますので、目的に応じて使い分けも可能です。

書類パターン

基本契約書・発注書・請求書・雇用契約書・派遣契約書、といったような、よく使う書類の大まかなカテゴリを作成できます。
書類パターンごとにテンプレートを作成しておくことで、毎回の送付は必要事項を入力して送信するだけの簡単な手続きで済ませることができます。

承認先の振り分け

必要に応じて承認先を振り分けることができる機能です。
他部署の承認者に対して、特定の契約に対する承認依頼の通知メールを送ることができます。
書類を受信した窓口担当者は、内容を確認してから、担当部署を決めて依頼する、といった業務フローを実現できます。

一括ダウンロード

書類の検索結果の一覧に表示されているファイルを一括でダウンロードできます。形式はPDFかCSVのどちらかを選択できます。
PDFを選択した場合は、対象の書類をまとめたzipファイルがダウンロードでき、書類に添付ファイルがある場合はそちらも全て同梱されます。
CSVの場合は、検索条件や結果の一覧に表示されている各項目をまとめた表をダウンロードすることができます。

PDFファイル

PDFを選択した場合、書類ごとに書類本体と添付ファイルがまとめられたフォルダが作成され、そのフォルダをまとめた1つのzipファイルがダウンロードされます。
手元に残しておきたい書類のバックアップや、DocYouの利用を停止する際の取引書類一括取得のためにご活用ください。
CSVファイル

DocYouで送受信した書類の情報として、検索条件の各項目をまとめたCSVファイルをダウンロードできます。
「いつ・どの取引先と・どんな取引をしたのか？」「誰が同意していて、同意までの日数はどのくらいかかっているのか？」など、様々な分析や確認にご活用いただけます。

マルチアカウント

複数部門で利用される際はアカウントを分けることで、各部門担当者が確認できる書類の範囲を制限することができます。余計な情報を排除することで業務効率化でき、閲覧や承認してはいけない情報の漏えいを防ぐ情報統制としても有効です。
管理者や監査者、兼務者の場合は、各部門アカウントを横断して書類を確認できるよう、アカウントの切り替えが可能となるユーザー設定が可能です。

アカウントの切り替え

複数の部門を担当されている兼務者など、1つのユーザーID（メールアドレス）が複数アカウントに登録されている場合、アカウント（部署）を切り替えることで、該当アカウント内の書類を確認できます。

DocYouと基幹システムとの間でデータ連携することで、送信作業は基幹システム側の作業だけで完結できます。WebAPIやCSV連携など様々なインターフェースも対応可能ですので、基幹システム以外の様々なシステムからの連携開発もお任せください。さらに、弊社の統合帳票基盤Paples(パピレス)を導入いただければ、ホスト帳票から他の電子契約システムで締結した契約書まで、社内外の様々な書類を一元管理できます。Paplesは電子帳簿保存法対応ソフトウェアの法的要件認証を取得したシステムです。