Use Case 1 承認プロセスの電子化による手作業とコストの削減

<手作業によるミスの発生>
書類を送付する業務において、印刷した請求書を送付先ごとの封筒に封入する、といった手作業により、書類や宛先の誤りを例としたヒューマンエラーが発生しやすい状況だった。

<送付にかかるコストが増加>
上位システムで作成した請求書の印刷や郵送を行っており、取引先が増えるにつれて扱う数も増えていた。2024年の秋に郵便料金が値上がりしたことで、更なるコストの増加に繋がっていた。

<毎日の出社が必要> 
紙ベースの書類の印刷や封入、押印のため出社が必須となっていた。

<電子化によるミスの抑制>
書類を電子化し、DocYouの書類配信機能によって請求書の送付先の指定が簡易化。送付先誤りの発生防止に繋がった。

<送付コストの削減> 
書類を電子化したことで、書類を送付する作業は「上位システムで作成したPDF資料をDocYouにアップロード・電子承認・配信」という流れに。印刷や郵送が不要となり、郵送コストが削減できた。

<テレワークの実現> 
書類の印刷や封入といった作業が不要になり、転送機能を用いた内部承認の機能で押印も廃止。PC上で完結したことでテレワークが可能となった。