Use Case 2 複数のプロセスで作成された書類の一元管理

<プロセス別の配信方法>
請求書の作成プロセスは、合併前の会社ごとの異なるシステムを使用したり、手動で作成したりと、複数ある状態だった。それに伴い、配信方法も統一できていなかった。

<業務量の増加> 
合併により取引先企業が増加し、請求書の配信や郵送の業務が大幅に増加。これにより、手作業による仕分け作業の負荷も増加していた。

<書類管理の煩雑さ> 
複数のシステムで配信された請求書を管理することが困難であり、紛失のリスクも高まっていた。

<配信方法の統一>
DocYouの導入により、複数のプロセスで作成された請求書の配信方法を統一することが可能に。PDF化や紙の郵送が必要な部分はPaplesとの連携で解決。

<仕分けの自動化> 
DocYouが上位システムと連携し、上位システムのマスタが持つ書類ごとの配信先や区分などを元に、書類を自動で判別。書類の仕分けや送付といった手作業による負荷が軽減された。

<書類を一元管理> 
DocYou上で配信することで、複数のプロセスで作成した請求書の一元管理が実現。また、郵送した書類もPDF化してDocYou内で管理。紛失のリスクも低減し、検索も容易になったことで効率的な書類管理が実現した。