Use Case 3 メールやFAXによる書類の一元管理と属性情報の一括更新

<書類管理の煩雑さ>
各仕入先とやりとりする書類は、メール・FAX・サイトなどさまざまな方法で送受信していた。それらを適切に保管・管理することが困難だった。

<書類の紛失や送付漏れ>
送受信するメールが多く、書類もメールでやり取りしていたため埋もれてしまうことがあった。書類の紛失や送付漏れなどのリスクが高まっていた。

<法令対応の複雑さ> 
電帳法や規則に基づく書類の保存要件の対応が複雑であり、業務負荷や不安が高まっていた。

<一元的な書類管理>
DocYouのドキュメント管理機能を活用し、書類を一元的に管理。取引先名や契約期間、また、あらかじめ設定したタグなどを条件に検索することが可能となった。

＜リスクの低減>
特定のメールアドレスにメールを転送、またはCCに追加しておくことで、DocYouに書類やメール本文の一時保存が可能に。書類の紛失や送付漏れなどのリスクが低減された。

<法令対応の強化> 
DocYouが持つ属性情報には、電帳法の保存要件である「取引先名、取引年月日、取引金額」を含む。これらが未入力の書類を検索し、出力したCSVを更新、アップロードすることで属性情報の一括更新可能に。法令遵守の面で安心して対応ができた。