Use Case 4 印紙代の削減と問い合わせ対応の効率化

<かさむ印紙代> 
紙ベースの書類を使用しており、取引額も高額となるため年間で見ても多額の印紙代が発生していた。

<紙での郵送・保管>
注文書と注文請書を郵送でやり取りしており、受領した書類を紙で保管する必要があった。保管漏れや紛失、探す手間が課題となっていた。

<負荷が高い問い合わせ対応>
郵送だと書類が届くまでに時間がかかり、回答の受領や差戻しによる業務の負荷が大きかった。書類に関する問い合わせにも、該当する書類を探したり、状況を確認したりすることに手間がかかっていた。

<印紙代の削減> 
書類の電子化により、紙ベースの書類で発生していた多額の印紙代を削減することができた。

<書類の電子化>
DocYouで受信した注文請書に対して、仕入先が注文請日を入力し、送信元が同意／却下を行う機能を活用。受領した書類はそのままDocYouで保管されるので保管漏れや紛失の心配が無くなった。

<問い合わせ対応の改善>
DocYouの利用で、書類の回答や差戻しが簡易になり、郵送に比べて所要時間が大幅に短縮。書類の既読・未読、回答の状況などから簡単に検索可能で、問い合わせに関する業務の負荷が軽減された。