Use Case 6 タイムスタンプ活用による改ざん防止と効率的な承認プロセスの構築
書類配信/医薬品メーカー/検査証明書
Points DocYouでの改善ポイント
タイムスタンプで改ざん防止
転送機能を用いた承認フローで押印も併せて廃止
電子化により、印刷や封入などの作業を削減
今回のケース
医薬品メーカーE
従業員数:約700名
取引先企業数:約400社
製品の品質管理の一環として、取引先に対して定期的に検査証明書を発行しなければならなかった。
しかし、従来の紙ベースの方法では、検査証明書の作成、配信、管理に多くの時間と手間がかかり、業務効率が低下していた。また、検査証明書の改ざん防止も課題の一つとして挙がっていた。
課題と解決策
-
<改ざんリスクの懸念>
紙ベースの検査証明書は改ざんのリスクがあり、信頼性を確保するための手段が必要だった。 -
<押印のための出社が必要>
紙ベースの書類の印刷や封入、押印のため出社が必須となっていた。 -
<手作業による誤送信>
検査証明書の印刷、押印、封入、郵送やメール送付といった業務プロセスとなっていた。手作業が多く煩雑で、各取引先企業に対して誤送信などのミスの発生が問題となっていた。
-
<タイムスタンプの活用>
DocYouのタイムスタンプ機能を活用し、検査証明書に改ざん防止のためのタイムスタンプを付与させることにより、証明書の信頼性が確保された。 -
<テレワークの実現>
電子化により書類の印刷や封入といった作業が不要になり、転送機能を用いた内部承認の機能で押印も廃止。PC上で完結したことでテレワークが可能となった。 -
<誤送信のリスクを低減>
DocYouではユーザーごとに権限の設定が可能。業務プロセスを見直し、担当者が書類のアップロードを行ったのち、承認者が配信を行う形式に。業務プロセスが簡略化され、誤送信の低減に繋がった。
About DocYou 40秒でわかる DocYouでできること
Useful Features DocYouの便利な機能
契約書の準備から契約締結、書類管理まで、簡単な操作で作業を完了することができます。
用途に応じてオリジナルテンプレートを作成することで、契約手続き作業をさらに効率的に。
直観的な操作感で、どなたでもさまざまな機能を簡単にお使いいただけます。
System Integration 基幹システム(SAP ERP、GRANDITなど)との連携、Web APIやCSVなどを用いたデータ連携でさらに業務効率を高めます
DocYouと基幹システムとの間でデータ連携することで、送信作業は基幹システム側の作業だけで完結できます。Web APIやCSV連携などさまざまなインターフェースも対応可能ですので、基幹システム以外のシステムからの連携開発もお任せください。さらに、弊社の統合帳票基盤Paples(パピレス)を導入いただければ、ホスト帳票から他の電子契約システムで締結した契約書まで、社内外のさまざまな書類を一元管理できます。Paplesは電子帳簿保存法対応ソフトウェアの法的要件認証を取得したシステムです。