――株式会社シーテック

左から、情報システム部・古田様、経営企画部・前田様、資材部・小角様、情報システム部・坂口様

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株式会社シーテックは、中部電力グループの中核企業として、エネルギー・情報通信・土木設備の建設保守業務、ならびに風力発電・太陽光発電などの再生可能エネルギー事業への積極的な取り組みにより、電力の安定供給・情報インフラ設備の構築・脱炭素社会の実現に貢献している会社です。
同社は新たな時代に適応するためのDX施策を精力的に推進しており、その中でも大きな課題となっていたのが、主に建設業界を中心に取り交わされる大量の契約書類でした。

電子帳簿保存法（電帳法）に活用でき、印紙税の節約にもなる電子契約・電子取引サービスDocYou（ドックユー）を導入したことで、同社の業務はどのように変わったのでしょうか。業界特有の背景や具体的なエピソードを交え、導入の経緯や成果、今後の展望を伺いました。

この記事のポイント

DocYouを選んだ理由

• 基幹システムとの連携がスムーズ
• 立会人型の電子契約サービスで電子署名の管理が不要
• グレーゾーン解消制度
• 現場ニーズに寄り添った機能強化
• 電帳法のシステム機能面において法的要件を満たしている
• 導入後の手厚いサポート

DocYou導入後の成果

• SAPシステムとPaples、DocYouの連携にて社内業務・企業間業務両面でDX化が加速
• ペーパーレスで取引先のDX化に貢献
• 契約に関わる業務の大幅なコスト減
  

  詳しい事例紹介

目次

電子契約サービス導入の経緯
DocYouを選んだ理由
DocYou導入時のサポート
DocYou導入後の成果
今後の展望

電子契約サービスを導入した経緯

DX化を進めている最中に新型コロナウイルス感染症が流行。
電子契約サービス導入のきっかけに

経営企画部・前田様　DocYouの導入を決めた背景には、全社的に推し進めてきたワークスタイルの変革がありました。DXとペーパーレス化による生産性向上はもちろん、リモートワーク等の新しい働き方を実現していくことで、時流に合った会社へと進化していきたいという思いがあったのです。

そのような折に新型コロナウイルス感染症が流行し、DXは待ったなしの状況に。中でも電子契約サービスの導入は急務となり、当社にふさわしい電子契約サービスを比較・検討することになりました。そして、基幹システムやPaplesとの連携がもっともスムーズなDocYouを導入することにしました。

DocYouを選んだ理由

基幹システムとの連携がスムーズで、
顧客情報等も手間なく移行

情報システム部・坂口様　電子契約サービスを導入するにあたり、情報システム部としてはやはり既存のシステムとの親和性が気になるところでした。当社は基幹システムとしてSAPシステム、電子帳票システムとして同じ日鉄日立システムエンジニアリング株式会社（以下NHS）のPaplesを導入しており、二者間のシステム連携はすでに構築されている状態でした。新たに導入するサービスはここに連携させる形になるので、Paplesと同じNHSのサービスであることは大きな安心材料でした。

実際、連携は非常にスムーズに進み、DocYouに送付する際、工事の件名・注文番号・取引先名といったすでにSAPシステムに入力されている情報を再度入力する必要はありませんでした。手入力を排除できたことには、コスト的にも心理的にも非常に大きなメリットを感じました。

DocYouは立会人型のシステムで
電子署名の管理が不要

情報システム部・古田様　DocYouに対して感じるメリットはまだまだあります。

電子契約には、契約をしようとする本人が電子署名を付与する「当事者型」と、第三者が当事者の指示にもとづいて電子署名を付与する「立会人型」があります。

「当事者型」の場合、契約を結ぼうとする当事者がみずから電子証明書を取得・管理しなければならず、とくに中小企業においては心理的なハードルやコスト負担が課題でした。

その点、DocYouは「立会人型」のサービスであり、電子証明書を取得・管理する必要がありません。さらに言えば、受信するだけの立場であれば費用もかからない。中小企業との取引が多い当社にとっては、「とくに費用はかからないので、導入してください」とお願いしやすい点も魅力的でした。

グレーゾーン解消制度の照会で
回答があったことも安心感につながった

経営企画部・前田様　DXに伴うペーパーレス化には大きな期待を寄せていました。しかしながら、それが契約書のように法的効力を伴う書類となると簡単にはいきません。当該の電子契約書がきちんと法的要件を満たすのかどうか、慎重に確認する必要がありました。その点、DocYouは経済産業省管轄のグレーゾーン解消制度により適法性を確認されていると聞き、安心して導入することができました。

また、電子契約に切り替えたことで、印紙税の節約にもつながりました。というのも、我々のような建設業界は契約金額が数億円に及ぶことも珍しくなく、印紙税として納める金額も数百万円にのぼるのです。その規模のコストがまるまる不要になることは分かりやすいメリットでした。

DocYou導入時のサポート

NHSの手厚い支援により
取引先への説明や展開もスムーズに

情報システム部・坂口様　このように多数のメリットがあるDocYouですが、契約サービスには相手が存在するため、取引先各社への説明が必要になります。当社にはウェビナー等の知見がなく、どうしたものかと悩んでいたのですが、NHSはそうした部分も丁寧にサポートしてくださり、協力して導入を進めることができました。細かなことで言えば、オンライン会議ツールの有料アカウントを取得する必要すらなかったのです。「売ってしまったら、あとは知りません」というSaaSも多い中、ここまで細やかに伴走してくれるサービスは珍しいのではないでしょうか。一連のサポートを通して、非常に誠実なサービス事業者であるという印象を持ちました。

システムの改善の要望にも
細やかに対応してくれた

情報システム部・坂口様　寄り添ってくれたのは導入時だけではありません。もとより業界に対する理解が深いNHSが開発するサービスなので、我々が電子署名に求める機能をきちんと搭載してくれているのです。

たとえば、一般的な電子署名サービスでは、「発注者が契約書を送り、受注者がサインする」という1往復分の契約しかカバーできません。それに対し、我々のような建設業界では、「発注者がフォーマットとなる書類を送って、受託者が数量等を入力し、その内容を発注者がチェックする」という流れで契約を結ぶことがあります。DocYouにはこうした業界特有の事情を汲んだ機能が盛り込まれているので、非常に利便性がいいです。

さらには、細かな機能の改修にも応じてくれました。たとえば、「本来送るべきファイルの添付が漏れてしまうのを防ぎたい」と伝えたところ、添付漏れ防止のチェックボックスの機能を追加してくれました。

このようなことが実現されているのは、形だけの「ペーパーレス化」ではなく、本来の意味でDXを推し進めようとする姿勢があるからだと感じています。ユーザーに寄り添った伴走体制を提供してくれたことで、当社としても安心してDXを推進していくことができました。

DocYou導入後の成果

まずは一部の部署で電子契約をスタート。
トラブルもなく、快適に運用

経営企画部・前田様　当社では現在、2022年4月の契約分から順に電子契約化を進めるという方向性で周知を図っています。といっても、全社にわたって一気に電子契約化すると混乱が大きくなることが予想されるため、まずは名古屋にある電力本部・情報通信本部・土木建築本部の3部門で先行して導入しました。これらの部門では、契約の見積もり依頼から精算までのすべてにおいてDocYouを導入しています。様子を見ながらにはなりますが、いずれ全社にわたって電子契約を導入していくのが当社の目標です。

取引先様のメリットも大きく、
お互いのDX化を促進できた

資材部・小角様　基幹システムとの連携や取引先への説明など、DocYou導入時に心配していたトラブルはひとつも起こりませんでした。そればかりか、取引先へのメリットも提供できています。紙の書類で契約していた頃は、契約書類の取り交わしをするたびに、事務所へ書類を持ち帰って印鑑を押してもらう必要があったのです。こうした行き帰りの手間がなくなるだけでも、ずいぶんと業務負担の軽減につながります。DXをはじめとした時代への適応が遅れていた建設業界に、新たな流れをつくり出せたと感じています。

今後の展望

外注向けから購買向けまで
取引先すべてにDocYouを活用予定

経営企画部・前田様　現状、当社では現場の様子を探りつつ小規模にDXを推進していますが、いずれは紙の契約書類をすべてDocYouで管理したいと考えています。もちろんPaplesも最大限に利用し、可能な限りペーパーレス化を推進することで、来たるインボイス制度などにもスピーディに対応したいと考えています。

こうした施策を力強く推進するためには、今後もNHSのサポートが不可欠です。DocYouの導入を機に、本部・支社・各部署がシームレスに連携しながらDXを推し進め、新たな時代に適応する企業として生まれ変わっていけるよう、今後もNHSには期待しています。

※ ページ上の内容は2022年11月時点の情報です。

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