電子取引の具体例

電子取引とは、具体的にどのような場合に当てはまるのでしょうか。
以下のような例が電子取引として挙げられます。

• 特定の取引に関連してEDIシステムを使用した場合
• ペーパーレスFAX機能を備えた複合機を使用した場合
• DVDなどの記録媒体を通じて請求書や領収書のデータを受け取った場合
• 電子メールでPDFファイルなどの形式で請求書や領収書データを受け取った場合
• インターネットのウェブサイトから請求書や領収書のデータをダウンロードやアップロード、またはウェブ上に表示されるこれらの文書のスクリーンショットを使用した場合
• 電子請求書や電子注文書のやり取りにクラウドサービスを利用した場合
• クレジットカードの使用明細、交通系ICカードの支払いデータ、スマートフォンアプリを通じた決済データなどを扱うウェブサービスを使用した場合
• 関連会社間で共有するシステム間のデータの共有の場合
• 企業間の共通フォルダによる情報共有の場合

これらの例には電子メール本文に記載された請求情報も含まれます。

改正後に電子保存が義務化され、電子取引はどう変わった？

これまでの電子帳簿保存法では、所得税（源泉徴収を除く）や法人税に関わる保管義務者が電子取引を行う際、法令の定める要件に従って関連する電子取引の情報を電磁的に保存する必要がありました。この法令は、電子取引情報から作成された紙の文書については例外を認めていました。

出典：国税庁ホームページ （https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm）

しかし、法改正により、この書面保存の条項が削除され、改正後は電子取引情報を電子データとして保存することが全面的に義務付けられるようになりました。
この変更には多くの企業から柔軟な適用を求める声が上がったこともあり、法改正の実施は企業の準備状況に配慮し、2023年12月31日までは従来のように紙での保存も許容される「宥恕措置」が導入されました。
寛恕措置が終了となる2024年以降は改正された電子帳簿保存法に従い、電子データの保存が必要となり、企業はそれに適した保存システムを整備するなどの必要があります。

出典：国税庁ホームページ　電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～　電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】(令和6年6月)（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0024005-113_r601.pdf）

電子データ保存が義務化される電子取引の対象例

電子取引の4つの保存要件とは？真実性と可視性の確保が必要

改正前の電子帳簿保存法では、第10条で電子取引のデータ保存について規定しています。
具体的には、所得税（源泉徴収を除く）や法人税に関連する情報の保管義務者が電子取引を実施する際には、財務省令に基づきその取引の情報を電磁的形式で保存することが必要だと定義されています。
ただし、この電磁的記録から生成される紙の文書については、紙での保存が許可されていました。
しかし、法の改正によって、紙での保存、つまり書面保存についての許可が削除され、すべての電子取引に関するデータを電子形式で保存することが義務化されました。

2024年時点で、電子取引の保存要件は、次となります。

○ 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

出典：国税庁ホームページ　電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～　電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和6年6月)　（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0024005-113_r603.pdf）

これを分かりやすいように4つの項目にまとめました。

これらの要件は、電子取引データの保存に不可欠であり、検索機能やデータの真実性担保の方法には、改正によってさらなる明確化が図られました。
例えば、検索条件が「日付、金額、取引先」に限定されました。企業はこれらの改正を踏まえ、適切な電子取引の保存対策を講じる必要があります。

電子帳簿保存法改正に向けた、電子取引への対応方法

以下に、電子取引への対応方法を手順に沿って紹介します。

手順1: 法律の理解と準備
まず、電子帳簿保存法の要件を正確に理解し、電子取引の全量を把握することが必要です。これには、保存すべき電子取引の種類、保存期間、必要なデータの形式などが含まれます。次に、企業内でこれらの要件を満たすために必要な体制やシステムの整備を検討・計画します。

手順2: 電子データ保存システムの導入
適切な電子データ保存システムの選定と導入が次のステップです。
システムは、電子取引に関するデータを安全に保存し、必要に応じて迅速にアクセスできるものでなければなりません。クラウドベースのサービスや、社内サーバーに構築するオンプレミス型のシステムなど、ビジネスのニーズに合った選択をします。

手順3: データの真実性と可視性の確保
保存されるデータの真実性と可視性を確保するために、タイムスタンプを利用する、もしくは不正な訂正削除の防止に係る事務処理規程の制定と運用を定めるなど、データの改ざん防止措置が講じられていることが必要となります。また、システムには検索機能を備え、必要な情報を可視化できるようにします。

手順4: 社内浸透・研修と定期的なレビューによる改善
企業の従業員が新しいシステムやプロセスを理解し、適切に運用できるように教育を行います。さらに、定期的なレビューを通じて、法律の変更に対応し、システムが適切に機能していることを確認します。

手順5: バックアップとセキュリティ対策
重要な電子データのバックアップを定期的に行い、災害やシステム障害からの復旧を可能にします。また、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を施します。

手順6: 監査対応
内部監査や第三者による監査を定期的に行い、電子帳簿保存法に対する遵守状況を評価します。問題点が見つかった場合は、改善策を講じてシステムやプロセスを更新します。

電子帳簿保存法への対応は一度きりの取り組みではなく、継続的なプロセスです。技術の進歩や法律の変更に柔軟に対応し、企業のデータ管理体制を常に最新の状態に保つことが重要です。このようにして、企業は電子取引に関する法的要件を満たし、ビジネスの信頼性と効率性を高めることができます。

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※本記事は2024/7時点の情報です。