ここ数年で、契約のやりとりは紙からオンラインへと大きくシフトしています。その中心にあるのが「電子契約」です。時間やコストを削減できるだけでなく、テレワークや業務のデジタル化を後押しする仕組みとして、多くの企業で導入が進んでいます。
ただし、電子契約には便利な反面、気をつけたいポイントもあります。契約情報をデジタルで扱うため、データの改ざんや情報漏えい、なりすましなどのリスクがあるのです。こうしたトラブルを防ぐには、電子署名やタイムスタンプなどの技術的な対策だけでなく、法律の知識や社内ルールの整備も欠かせません。
この記事では、電子契約の基本的な仕組みやメリットに加えて、セキュリティ面での注意点や具体的な対策方法をわかりやすく紹介します。導入前に知っておきたい法律のポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
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電子契約とは？基本的な仕組みと特徴
電子契約とは、これまで紙に印刷して押印や署名をしていた契約手続きを、インターネット上でデジタルデータとして完結させる方法です。時間や場所にとらわれず、スピーディーに契約を進められるのが大きな特徴です。
紙での契約では署名や押印が必要でしたが、電子契約ではそれを「電子署名」や「電子サイン」といったデジタルな方法で代替します。契約書はクラウド上で管理されることが多く、保管や共有がスムーズです。そして、契約成立後には「タイムスタンプ」などの技術により、文書が改ざんされていないことを証明できます。こうした仕組みによって、電子契約は安全性を確保しています。
また、印刷・郵送・押印といった紙での契約に必要な作業が不要になるため、業務の手間やコストを大幅に削減できます。契約にかかる時間も短くなり、企業間の取引だけでなく、個人間の契約にも広く使われるようになっています。
紙での契約との違い
紙での契約は、印刷や押印、郵送などの工程が必要で、どうしても時間や費用がかかってしまいます。一方、電子契約なら、契約に関するやり取りをすべてオンラインで行えるため、確認や締結のスピードが格段に上がります。
さらに、契約書をクラウドに保存すれば、検索がしやすくなり、保管スペースも不要になります。改ざんや紛失のリスクも低くなるため、紙にはない安心感があります。
ただし、電子契約を導入する際には、「電子署名」や「電子サイン」、「タイムスタンプ」などの仕組みを正しく使える環境を整えることが大切です。紙の契約とは異なる点を理解し、自社に合った運用ルールを作ることが求められます。
電子署名と電子サインの違い
電子契約で使われる「電子署名」と「電子サイン」は、似ているようで実は役割や法的な効力に違いがあります。
まず、電子署名は、契約する人が本人であることを証明し、契約書が改ざんされていないことを保証する仕組みです。電子証明書や暗号技術を使って行われるため、法的にも強い効力を持ち、裁判などでも有力な証拠として認められます。
一方、電子サインは、より簡易的な方法で契約の意思を示す手段です。たとえば、タブレット上での手書きサインや、チェックボックスへの同意などがこれにあたります。便利で導入しやすい反面、法的な証明力は電子署名ほど強くないため、契約の重要度に応じて使い分けることが大切です。
契約の内容や相手先の要望に応じて、どちらの方式を選ぶかを検討し、自社に合った方法を導入することが重要です。
電子契約の法的効力と関連する法律
契約は、民法上の「契約の成立要件」を満たしていれば、書面でなくても法的に有効です。つまり、当事者間の合意があれば、電子データでも契約は成立します。
しかし、実際に電子契約を業務で使うには、単に成立するだけでは不十分です。安全性や法的な信頼性を確保するために、関連する法律の理解が欠かせません。特に重要なのが「電子署名法」と「電子帳簿保存法」です。
電子署名法と電子帳簿保存法の違い
電子署名法は、電子文書に付された署名が「本人によるもの」であり、署名後に「改ざんされていない」ことを証明するための法律です。紙の契約書における署名や押印と同等の証拠力を電子的に担保します。電子署名法は契約の成立条件を定めるものではなく、電子契約の信頼性を確保するための仕組みを示しています。
電子帳簿保存法は、契約書などの国税関係書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2024年からは、電子取引でやり取りした契約書は、紙に印刷して保存するだけでは認められず、電子データでの保存が義務化されています。
このように、電子署名法は「契約書の信頼性」を、電子帳簿保存法は「契約書の保存方法」を規定しています。電子契約を導入する際は、それぞれの要件を正しく理解し、対応することが重要です。
書面が必要とされる契約に注意
すべての契約が電子化できるわけではありません。一部の契約では書面や対面での手続きが法律で義務付けられている場合があります。また、業種や契約内容によっては、紙の契約が求められるケースもあるため、事前の確認が必要です。
ただし、書面が必要な契約でも、付随するやり取りや確認事項は電子化できる場合があります。電子化できる部分を積極的に取り入れることで、業務の効率化と柔軟な運用が可能になります。
電子契約導入のメリット
電子契約を導入することで、業務の効率化やコスト削減に加え、ガバナンスの強化や柔軟な働き方の実現など、企業活動に多くのメリットをもたらします。
紙での契約は、印刷・郵送・押印といった手間がかかりますが、電子契約ならこれらの工程を省略でき、契約内容の確認や修正もスムーズに行えます。締結までの時間が短縮されることで、商談のタイミングを逃さず、迅速な意思決定につなげることができます。
また、多くの電子契約サービスでは操作ログが自動的に記録されるため、契約の履歴を確認しやすくなり、不正リスクの低減や内部統制の強化にも貢献します。セキュリティ対策を適切に講じることで、利便性と安全性を両立させることが可能です。
業務効率化とコスト削減
紙での契約は、印刷や封筒、郵送費などの経費が積み重なり、年間を通じて大きな負担になることがあります。電子契約を導入すれば、これらのコストを大幅に削減できるだけでなく、印刷や押印にかかる時間も省けるため、従業員の作業効率が向上します。
さらに、契約の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、担当者間の連携や調整もスムーズになります。契約書類の管理もクラウド上で行えるため、保管スペースを必要とせず、必要な情報をすぐに検索できる点も大きな利点です。
このように、業務のスピードアップとコストダウンを同時に実現できるのが電子契約の魅力です。特に、日常的に多くの契約を取り扱う企業ほど、その効果は大きくなります。
コンプライアンス・ガバナンス強化
電子契約サービスの多くでは、契約書の閲覧や変更履歴を操作ログとして記録できる機能が備わっており、不正や改ざんの抑止につながります。紙の契約書と比べて紛失のリスクが低く、情報の保全性も高まります。
契約書が電子データとして一元管理されることで、監査法人や内部監査によるチェックも効率的に行えるようになります。さらに、ユーザーごとにアクセス権限を設定できるため、必要な人だけが契約書にアクセスできる環境を構築でき、情報漏洩のリスクも軽減されます。
こうした仕組みにより、企業のコンプライアンス体制やガバナンスの強化を図りながら、業務の効率化も同時に進めることが可能になります。
テレワーク推進への対応
電子契約は、インターネット環境さえあれば、場所を問わず契約手続きが可能です。出社や対面でのやり取りが不要になるため、リモートワークや在宅勤務にも適した働き方が実現できます。
複数拠点にまたがるプロジェクトでも、オンラインで契約を締結できるため、迅速な合意形成が可能になります。時間や場所に縛られない契約管理体制は、ビジネスのスピードを高めるうえで欠かせない要素です。
また、VPNや多要素認証などのセキュリティ対策を併用することで、テレワーク環境でも安全性を確保しながら、柔軟で効率的な働き方を支援できます。コロナ禍以降、こうしたメリットが広く認識され、電子契約の導入が進んでいます。
電子契約の主要なセキュリティリスク
電子契約は、インターネットを介して契約を締結する仕組みであるため、紙の契約とは異なるリスクが存在します。特に、データの改ざんや漏洩、本人確認の不備など、デジタルならではのリスクに注意が必要です。
こうしたリスクを正しく理解し、適切な対策を講じることで、電子契約の利便性を損なうことなく、安全に運用することが可能になります。
改ざんリスク
電子データは複製や編集が容易なため、不正アクセスやマルウェアによって契約内容が書き換えられる可能性があります。改ざんされた契約書に気づかず、意図しない条件で契約が成立してしまうリスクもあるため、注意が必要です。
このリスクへの対策としては、電子署名やタイムスタンプの活用が有効です。これらの技術により、契約書が作成された時点から改ざんされていないことを証明でき、信頼性を確保できます。
また、セキュリティレベルを維持するためには、署名鍵の定期的な更新やシステムの脆弱性への対応も重要です。ただし、電子契約サービスを利用する場合、これらの技術的な管理は利用者が直接行うものではなく、サービス提供事業者が責任を持って対応するのが一般的です。
そのため、利用者としては、セキュリティ対策がしっかりと講じられているサービスを選ぶことが重要です。電子署名法への準拠、改ざん検知機能の有無、鍵管理体制などを確認することで、安全性の高い契約環境を整えることができます。
情報漏洩リスク
電子契約には、顧客情報や取引条件など、機密性の高い情報が含まれることが多く、外部からの不正アクセスや内部不正による情報漏洩が懸念されます。
このリスクを軽減するには、アクセス権限の厳格な設定や暗号化通信の導入が不可欠です。さらに、ログの監視や内部監査の実施により、不正行為を早期に発見し、迅速に対応できる体制を整えることが求められます。
セキュリティ対策が不十分な場合、企業の信用が損なわれ、顧客や取引先との関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。継続的なセキュリティ強化が、信頼性の維持につながります。
なりすまし・代理リスク
オンラインで契約を行う電子契約では、本人確認が不十分なまま契約が進むと、第三者によるなりすましや、権限のない代理人による契約締結が発生する可能性があります。
このリスクを防ぐには、多要素認証や電子証明書の活用が効果的です。契約当事者の本人性を確実に確認できる仕組みが整っているサービスを選ぶことで、なりすましのリスクを大幅に減らすことができます。
特に、対面での確認が不要な電子契約では、契約者の識別精度がサービス選定の重要なポイントとなります。企業や個人の安全を守るためにも、信頼性の高い認証機能を備えたサービスを選びましょう。
セキュリティリスクへの具体的な対策
電子契約を安全に運用するためには、リスクを正しく理解したうえで、技術面と運用面の両方から対策を講じることが重要です。特に、従業員のセキュリティ意識や社内ルールの整備は、リスクを減らすために、欠かせない取り組みです。
また、クラウド型の電子契約サービスを利用する場合は、提供会社のセキュリティ体制やサポート内容をしっかり確認し、信頼できるサービスを選ぶことがリスク低減につながります。
多要素認証とアクセス権限管理の徹底
パスワードだけの認証では、不正ログインやアカウントの乗っ取りリスクが高まります。そこで、多要素認証（MFA）を導入することで、セキュリティを強化できます。ワンタイムパスワードや生体認証など、複数の認証要素を組み合わせることで、本人確認の精度が高まります。
さらに、アクセス権限の管理も重要です。契約書へのアクセスは、業務上必要な人に限定し、管理者や担当者以外には閲覧権限を与えないように設定しましょう。定期的なアカウントの棚卸しを行い、不要な権限を削除することも忘れずに。
これらの対策は、導入コストや利便性とのバランスを考慮しながら、社内ポリシーとして明文化し、継続的に運用・見直しを行うことが大切です。
タイムスタンプ・電子署名の有効活用
タイムスタンプは、契約文書がいつ作成・変更されたかを証明する技術で、改ざんの有無を確認するのに役立ちます。電子署名と組み合わせることで、契約当事者が正当に合意したことを証明でき、法的な証拠力も高まります。
電子署名には本人確認の役割もあるため、契約の信頼性を担保するうえで欠かせない要素です。導入時には、サービス提供会社がどのような電子署名技術を採用しているかを確認し、自社の契約内容に適した方式を選びましょう。
正しい技術を使えば、万が一の法的トラブル時にも、契約の有効性を裏付ける強力な証拠として活用できます。
セキュリティ対策を重視したクラウドサービスの選定
クラウド型の電子契約サービスを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分に施されているかを確認することが不可欠です。データセンターの耐障害性、通信の暗号化、サービス提供会社の実績やサポート体制などを比較検討しましょう。
また、サービスレベル合意（SLA）や、障害発生時の対応・補償内容も重要な判断材料です。トラブルが起きた際に、迅速に復旧できる体制が整っているかどうかで、業務への影響が大きく変わります。
長期的な利用を前提に、信頼性・安定性のあるベンダーを選ぶことで、安心して電子契約を運用できます。
従業員教育と運用ルールの整備
どれほど高度なセキュリティ技術を導入しても、運用する人の意識が低ければ、リスクは残ります。定期的な研修やマニュアルの整備を通じて、従業員のセキュリティリテラシーを高めることが不可欠です。
たとえば、パスワードの使い回しや、電子署名を他人に代行させるといった不適切な行為を防ぐためには、具体的なルールの策定と社内への浸透が必要です。アクセス権の設定方法や監査ログの確認手順など、実務に即したガイドラインを整備しましょう。
セキュリティ対策は一度導入して終わりではなく、継続的な見直しと教育が求められます。これにより、安全性と業務効率の両立が可能になります。
電子契約システムを選ぶ際のチェックポイント
電子契約システムは多くのサービスが市場に出ており、選定に迷うこともあるでしょう。安全性と信頼性を確保するためには、セキュリティ対策を中心に複数の観点からチェックすることが重要です。
導入するシステムが企業のセキュリティ要件や法令に適合していない場合、情報漏洩や契約トラブルなどのリスクにつながる可能性があります。暗号化やバックアップなどの基本機能に加え、第三者による認証の取得状況も確認しましょう。
さらに、導入後の運用が長期にわたることを考慮し、サポート体制や使いやすさも比較検討することが大切です。
暗号化・データバックアップ機能の確認
電子契約では、契約データの安全な保管と送信が不可欠です。通信時だけでなく、保存時にも暗号化されているかを確認しましょう。
また、バックアップ機能の有無や頻度も重要です。サーバートラブルや誤操作によるデータ消失に備え、定期的なバックアップと迅速な復元が可能なサービスを選ぶと安心です。
加えて、暗号鍵の管理方法やバックアップデータの保管場所など、運用面でのセキュリティ対策が整っているかもチェックポイントです。自社の運用環境に合った柔軟な対応が可能かどうかも確認しておきましょう。
セキュリティ認証・第三者による認証の有無を確認
クラウド型の電子契約サービスを選ぶ際には、ISO/IEC 27001（ISMS）やISO/IEC 27017、SOC2などの国際的なセキュリティ認証を取得しているかを確認しましょう。これらの認証は、情報管理体制が一定の基準を満たしていることを示すものです。
第三者機関による監査や認証があるサービスは、セキュリティ対策が継続的に改善されている傾向があります。企業としても、社内のリスク管理やコンプライアンスの説明材料として活用しやすくなります。
導入前には、認証の有無だけでなく、取得時期や更新頻度、監査結果の公開状況なども確認すると、より信頼性の高い選定が可能です。
まとめ
電子契約は、業務の効率化やコスト削減を実現できる便利な仕組みですが、セキュリティ面での配慮も欠かせません。導入にあたっては、法的な要件やサービス選定のポイントをしっかり押さえ、安全かつスムーズな運用を目指すことが大切です。
紙での契約との違いや、電子契約の法的効力、そして潜在的なリスクについて理解を深めたうえで、多要素認証や電子署名、タイムスタンプなどの技術を活用し、セキュリティ対策を強化しましょう。また、社内の運用ルールや従業員教育を整備することで、ヒューマンエラーや内部不正のリスクも減らすことができます。
さらに、システム選定の段階では、暗号化技術やバックアップ体制、第三者による認証の有無などを確認し、信頼できるサービスを選ぶことが重要です。これらの対策をしっかり整えることで、電子契約の利便性を最大限に活かしながら、長期的な安全性と業務の安定運用を両立することができます。
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※本記事は2025/12時点の情報です。
