このたびDocYouでは、2026年7月の機能アップデートを実施いたしました。
今回のアップデートでは、日々の書類処理をより効率的に進めるための操作性向上に加え、書類へアクセスする際の本人確認強化や、複数組織で利用する際の管理性向上など、幅広い改善を行いました。
主なアップデート内容は、次のとおりです。
- 自分が関わった書類を確認しやすくする表示機能の追加
- かんたん閲覧における認証コード対応
- 入力内容を反映したPDFダウンロードへの対応
- 監査アカウントからの書類パターン連携
- ドキュメント管理やCSV出力に関する操作性向上
以下、今回のアップデートの主な内容について、「どのような課題に対応したのか」「日々の業務がどのように変わるのか」という観点でご紹介します。
①自分が関係する書類を「あなたの書類」として確認可能に
対応が必要な書類を見つけやすくなりました
これまでトップページのマイタスクには、所属する組織に送受信された直近の書類が表示されていました。そのため、組織全体の取引件数が多い場合、自分が実際に対応した書類や、今後確認する必要がある書類を全体の一覧から探す必要がありました。
今回のアップデートでは、トップページの表示を「すべての書類」と「あなたの書類」で切り替えられるようになりました。
「あなたの書類」を選択すると、自分が登録、同意、却下、差し戻し、転送などを行った書類に絞り込むことができ、確認作業が行いやすくなります。
たとえば、複数の担当者が同じ組織アカウントを利用している場合でも、自分が登録した契約書や、自分が同意・差し戻しを行った書類を探しやすくなります。
また、「あなたの書類」に切り替えた場合、トップページ上部に表示されるステータス別の件数はあなたの書類のものとなります。
このような業務で効果を発揮します
- 複数の担当者でDocYouを利用している場合
- 自分が処理した書類を確認したい場合
- 組織全体の書類件数が多く、対象書類を探すのに時間がかかっている場合
なお、本機能について以下の点に留意ください。
- 表示期間中のあなたの書類が1,000件を超えた場合、マイタスクセクションが表示されなくなります。この場合、メッセージが表示されますので「すべての書類」を選択してご確認いただくか、書類状況一覧ページに遷移してご確認ください。
- 当機能は、機能が導入されてから操作を行った書類のみ登録されます。過去の書類が自動で「あなたの書類」として表示されることはありません。
②かんたん閲覧で認証コードを利用可能に
利便性を保ちながら本人確認を強化できます
メールアドレスを指定して書類を送付できる「かんたん閲覧」は、受信者がDocYouのアカウントを持っていない場合でも利用できる機能です。
今回のアップデートでは、かんたん閲覧で送付する書類にも認証コードによる本人確認を設定できるようになりました。
書類パターンの設定で認証コードを利用する設定にすると、受信者がメールに記載されたURLから書類へアクセスする際、認証コードの入力画面が表示されます。
この画面でメールアドレスを入力することで認証コードが届き、閲覧できるようになります。これにより契約関連書類や取引情報を含む文書を、アカウントを持たない相手へ送付する場合でも、URLだけでは書類を閲覧できないため安全性を保った運用が可能となります。
一方で、書類を複数回確認するたびに認証コードを入力することは、受信者の負担になる場合があります。そのため、一度認証コードを入力すると、一定期間は同じメールアドレス宛てに送付された書類について、認証コードの入力を省略できる仕組みも設けています。
これにより、安全性を高めながら、受信者の操作負担を抑えた書類共有が可能になります。
このような業務で効果を発揮します
- 契約書や取引情報など、第三者による閲覧を防ぎたい書類を送付する場合
- 利便性を維持しながら本人確認を強化したい場合
③入力内容を反映したPDFをダウンロード可能に
回答途中の内容の確認に利用しやすくなりました
電子契約や電子取引では、送信者または受信者が、書類上に設定された入力項目へ情報を記入することがあります。
これまでは、同意や回答を完了する前にPDFをダウンロードした場合、画面上で入力している内容がPDFへ反映されませんでした。そのため、入力途中の内容を社内で確認したいといった場合に、画面を見ながら確認したり、他の手段で内容を共有したりする必要がありました。
今回のアップデートでは、回答画面などで入力項目へ記入した状態でPDFをダウンロードすると、その時点で入力されている内容がPDF上に反映されるようになりました。
たとえば、受信者が氏名、金額、回答内容などを入力した後、最終的な同意を行う前にPDFをダウンロードし、社内の決裁者へ確認を依頼できます。差し戻し後に入力内容が修正された場合は、修正後の内容を反映したPDFを改めて出力できます。
これにより、DocYou上で入力した情報を、そのまま社内確認や関係者との情報共有に利用しやすくなります。画面上の情報を別の資料へ転記する作業を減らし、確認時の転記ミスも防ぎやすくなります。
このような業務で効果を発揮します
- 回答内容を社内承認者に確認してもらう場合
- 最終同意前の書類をPDFで共有したい場合
④取引先の同意履歴を操作履歴で確認可能に
誰が同意したのかを確認しやすくなりました
電子契約や電子取引において回答結果を確認する際には、取引先側で誰が書類に同意したのかを把握したうえで、確認処理を進めたいケースがあります。
これまでは、回答結果確認の画面だけでは、取引先側の同意者が誰なのか判断できませんでした。
今回のアップデートでは、取引先が行った同意の履歴を、書類の操作履歴で確認できるようになりました。また、取引先側の操作であることをアイコンにより識別できるようになっているため、自社側の操作と区別しながら確認することができます。
これにより誰がどのような操作を行ったのかを確認したうえで回答結果を確定できるため、契約や取引の確認作業をより確実に進められます。
このような業務で効果を発揮します
- 回答結果を確定する前に取引先の同意者を確認したい場合
- 契約や取引に関する操作経緯を確認したい場合
- 書類の確認・監査時に取引先側の操作履歴が必要な場合
⑤監査アカウントから書類パターンを連携可能に
複数組織の設定を統一して管理しやすくなりました
※監査アカウントご利用導入企業様向け
グループ企業や複数拠点でDocYouを利用する場合、各組織が個別に書類パターンを設定すると、テンプレートや取引オプションの内容に差異が生じることがあります。
今回のアップデートでは、マルチアカウント管理で利用する監査アカウントから、監査先のアカウントへ書類パターンを連携できるようになりました。
監査アカウント側で作成した書類パターンを監査先へ連携すると、連携先でも同じパターンを利用できます。なお、連携された書類パターンを連携先の組織で編集できません。
また、連携元でテンプレートや取引オプションなどの設定を変更して保存すると、その変更内容が連携先の書類パターンにも反映されます。
これにより、本社や管理部門が標準となる契約書や取引書類のパターンを管理し、グループ会社や各拠点へ展開するといった運用が可能となります。各組織で設定が変更されることを防ぎながら、書類の形式や運用ルールを統一できます。
このような業務で効果を発揮します
- グループ会社や複数拠点でDocYouを利用している場合
- 本社で書類テンプレートを一元管理したい場合
- 組織ごとの設定変更や運用のばらつきを防ぎたい場合
⑥ドキュメント管理とCSV出力の操作性を改善
書類の更新や確認を連続して行いやすくなりました
今回のアップデートでは、ドキュメント管理に関する操作性を改善しました。
書類状況一覧画面では、設定した検索条件に合致するドキュメント管理の属性情報をCSVファイルでダウンロード、内容を編集してアップロードすることで属性情報の内容を一括で更新することができます。
今回の改善では、更新後にダウンロード画面へ戻った際や、一括変更画面を閉じた際に、検索結果や件数が最新の状態へ更新されるようになりました。変更前の古い情報が画面に残らなくなるため、一括変更を繰り返し行う場合でも、現在の状態を確認しながら作業を続けられるようになります。
また、書類の検索条件にドキュメントロックの状態が追加され、ロック中またはロックされていないドキュメントを絞り込めるようになりました。
さらに一括ダウンロードするCSVファイルにも、ドキュメントロックの状態と、対象書類へ直接アクセスするためのURLが追加されます。これにより、CSVファイルで書類情報を管理する運用を行っている場合でも、対象書類を確認しやすくなります。
日々の運用を支えるその他の改善
2026年7月のアップデートでは、上記のほかにも、日常業務における使いやすさや管理性を高めるための改善を行っています。
主な改善内容
- 契約情報を送信元の必須入力項目として設定可能に
- 企業ごとの独自項目を拡張項目マスターに登録可能に（書類パターンへの紐づけは今後のアップデートにて行える予定です）
- ユーザー情報変更時の通知メールに、利用中の多要素認証方式を表示（有償契約いただいているユーザー様のみご利用いただけます）
- ドキュメント管理機能へのアクセス権を有償契約いただいているユーザー様に限定
- 組織の設定状況を確認できる「設定状況一覧」画面を追加
- 書類配信でもアサイン機能を利用可能に
契約情報の送信元必須設定を利用すれば、書類の送信者に対して必要な管理情報の入力を徹底できます。書類登録時の入力漏れを防ぎ、検索や管理に必要な情報をそろえやすくなります。
また、通知メールや画面表示の改善により、現在の設定や操作内容を利用者が判断しやすいよう見直しています。
2026年7月のアップデートでは、単に新しい機能を追加するだけでなく、利用者が日々の書類業務を迷わず進められるよう、情報の探しやすさ、確認のしやすさ、設定の管理性を幅広く改善しました。
「あなたの書類」表示では、自分が関わった書類へすばやくアクセスできるようになります。入力内容を反映したPDFダウンロードは、社内確認や承認の流れをよりスムーズにします。また、かんたん閲覧の認証コードや取引先の同意履歴表示によって、書類を受け渡す際の安全性と確認性も高まりました。
さらに、拡張項目マスターや監査アカウントからの書類パターン連携は、複数の書類や組織を管理する企業において、設定の標準化や運用負荷の軽減に役立ちます。
DocYouでは、今後もユーザーの皆さまから寄せられるご要望や利用状況をもとに、電子契約・電子取引・書類配信・ドキュメント管理に関する業務を、より安全かつ効率的に進められるサービスを目指してまいります。
引き続きDocYouをよろしくお願いいたします。
※本記事は2026/7時点の情報です。
