請求書を電子化するには？方法・メリット・サービス選びのポイントを解説

毎月の請求書業務に、手間やコストを感じていませんか。

請求書の電子化とは、紙で発行・受領していた請求書を、PDFやシステム上のデータとして送付・受領・保存する運用へ切り替えることです。紙で受け取った請求書をスキャンして電子保存する方法もあります。

近年は、電子帳簿保存法への対応やインボイス制度の開始、郵送費の増加などを背景に、請求書の電子化を検討する企業が増えています。

本記事では、請求書電子化の種類や保存要件、送付方法、メリット・課題を整理しながら、電子化の進め方やサービス選びのポイントをわかりやすく解説します。

請求書の電子化が必要になる背景

請求書の電子化が求められる背景には、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に加え、郵送費の増加や紙を前提とした業務の負担があります。

請求書は、発行・送付するだけでなく、受領後の保存や管理まで含めて考える必要があります。特に電子でやりとりした請求書は、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存する必要があるため、適切に保存・管理できる環境を整えることが重要です。

ここでは、請求書の電子化が進んでいる主な背景を3つに分けて見ていきます。

電子帳簿保存法による電子取引データ保存の義務化

電子帳簿保存法では、メールに添付されたPDFやWeb上で発行・受領した請求書など、電子的にやりとりした取引書類は、原則として電子データのまま保存することが求められます。

対象となるのは請求書だけではありません。領収書や見積書、注文書、納品書など、電子で授受した取引関係書類も対象になります。

また、電子データは単にフォルダへ保存すればよいわけではなく、改ざんを防止し、必要な書類を検索・提示できる状態にしておくことが重要です。そのため、請求書の電子化を進める際は、送付方法だけでなく、保存・管理の仕組みまであわせて考える必要があります。

インボイス制度と請求書電子化の関係

インボイス制度では、適格請求書に登録番号や適用税率、税率ごとの消費税額などの記載が求められます。また、買い手側が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書を適切に保存する必要があります。

請求書を電子で発行・受領する場合も、必要な項目を満たした請求書を作成し、適切に保存できる運用を整えることが重要です。

電子化を進める際には、請求書の作成・送付だけでなく、発行した控えの保存や、訂正・再発行時の管理方法まで含めて検討すると、運用しやすくなります。

郵送費・印刷費の増加とペーパーレス需要

紙の請求書では、用紙やインク、封筒、切手などの費用に加え、印刷・封入・投函・ファイリングといった作業も発生します。請求書の発行件数が多いほど、こうしたコストや作業時間の負担は大きくなります。

また、紙の書類を前提とした業務では、承認や確認、書類の受け渡しのために出社が必要になることもあります。テレワークや複数拠点での業務が広がるなか、紙が業務のスピードを妨げるケースも少なくありません。

請求書を電子化すれば、印刷や郵送、保管にかかる負担を減らし、送付から保存までの業務を効率化しやすくなります。単に紙をなくすのではなく、請求書業務全体を見直す手段として電子化を捉えることが大切です。

請求書電子化の3つのパターン

請求書の電子化には、大きく3つのパターンがあります。

具体的には、「電子で発行・送付する」「電子で受領・保存する」「紙で受領した請求書を電子化する」の3つです。自社の請求書業務のどこを電子化したいのかを整理すると、必要な仕組みや運用方法が見えやすくなります。

また、発行は電子化できても受領では紙が残るなど、実際の運用では複数のパターンが混在するケースもあります。それぞれの特徴を確認し、自社に合った電子化の形を検討しましょう。

電子で発行・送付する（電子請求書）

請求書をPDFやWeb上のデータとして作成し、メールや請求書発行システムなどを使って取引先へ送付する方法です。

紙の請求書と比べて、印刷・封入・郵送といった作業を減らせるほか、取引先へすぐに届けられるというメリットがあります。再送や再発行もしやすく、発行業務の効率化につながります。

一方で、送付した請求書の控えを適切に保存することも重要です。いつ、誰に、どの請求書を送ったのかを確認できるよう、送付履歴とあわせて管理できる仕組みを整えておくと安心です。

電子で受領・保存する（受領データ管理）

メール添付のPDFや取引先のWebシステムなどを通じて、請求書を電子データで受領・保存する方法です。

電子で受け取った請求書は、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存する必要があります。また、受領方法がメールやWebシステムなど複数に分かれていると、保存漏れや管理のばらつきが起こりやすくなります。

そのため、受領した請求書をまとめて保存し、必要なときに検索・確認できる状態にしておくことが重要です。電子で受け取った書類と、紙からスキャンした書類を同じ仕組みで管理できれば、受領方法が異なっても一元的に管理しやすくなります。

紙で受領した請求書を電子化する（スキャナ保存）

紙で受領した請求書をスキャンや撮影によって画像データにし、電子保存する方法です。

紙の請求書はそのまま保管することもできますが、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子保存すれば、紙の保管スペースやファイリングの負担を減らせます。

また、紙で届いた請求書も電子化することで、もともと電子で受領した請求書とまとめて管理しやすくなります。紙と電子で保存場所を分けず、一元的に管理・検索できる状態を作ることで、請求書管理全体の効率化につながります。

請求書の保存要件（電子帳簿保存法）

請求書を電子保存する際は、電子帳簿保存法の要件に沿って、データが改ざんされていないことを確認でき、必要な書類をすぐに検索・確認できる状態にしておく必要があります。

主なポイントは、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。あわせて、請求書を適切な期間保存できるよう、保存期間や管理方法も確認しておきましょう。

真実性の確保（改ざん防止・タイムスタンプ等）

真実性の確保とは、保存した請求書データが後から改ざんされていないことを確認できる状態にすることです。

代表的な対応方法として、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、事務処理規程の整備などがあります。

たとえば、誰でも自由に上書きできる共有フォルダだけで管理していると、意図せずデータが変更され、どれが正しい請求書なのか分からなくなる可能性があります。保存後のデータを適切に管理し、訂正や再発行があった場合も履歴を確認できるようにしておくことが重要です。

可視性の確保（検索要件・見読性）

可視性の確保とは、保存した請求書を必要なときに検索し、内容を確認できる状態にすることです。

電子帳簿保存法では、取引年月日・取引金額・取引先などの情報から検索できることが求められます。また、保存したデータをディスプレイなどで明瞭に確認できる環境も必要です。

請求書の件数が増えるほど、後から目的の書類を探す作業も負担になります。保存するだけでなく、必要な請求書をスムーズに検索・確認できる仕組みを整えておくことが大切です。

請求書の保存期間

請求書には、法令で定められた保存期間があります。法人の場合は原則として7年間、個人事業主の場合は原則5年間保存する必要があります。ただし、適用される法令や書類の種類などによって保存期間が異なる場合があるため、自社に適用される保存期間を確認しておきましょう。

電子保存では、紙のように保管スペースを取らない一方で、誤ってデータを削除してしまう可能性もあります。そのため、法定保存期間中は確実にデータを保管できるよう、削除やバックアップなどの管理方法を決めておくことが重要です。

電子化した請求書の送付方法

電子化した請求書の主な送付方法には、PDFをメールに添付する方法と、Web請求書・請求書発行システムを利用する方法があります。

どちらを選ぶ場合も、取引先が受け取りやすいことに加え、誤送信を防ぎ、送付履歴や請求書の控えを適切に管理できることが重要です。

それぞれの特徴を確認し、自社や取引先に合った方法を選びましょう。

PDFをメール添付で送る

請求書をPDF化し、メールに添付して取引先へ送付する方法です。現在の業務を大きく変えずに始めやすく、比較的手軽に電子化できます。

一方で、宛先間違いや添付漏れ、誤送信などのリスクがあります。送信前の確認を徹底するほか、宛先やメール文面をテンプレート化するなど、ミスを防ぐための運用を整えておくことが重要です。

また、送付したPDFはメールボックスだけに残すのではなく、後から検索・確認できるよう適切に保存しておきましょう。誰に、いつ、どの請求書を送ったのかを確認できる状態にしておくと、問い合わせや再送にも対応しやすくなります。

Web請求書・請求書発行システムで送る

Web請求書や請求書発行システムを利用し、取引先へ請求書を電子配信する方法です。システム上で送付や保存、履歴管理まで行えるため、請求書発行業務を一元化しやすいのが特徴です。

メールで個別に送付する場合と比べて、宛先間違いや添付漏れなどのミスを減らしやすく、送付状況も確認しやすくなります。

ただし、取引先によってはWeb上での確認やダウンロードに慣れていない場合もあります。サービスを選ぶ際は、自社側の使いやすさだけでなく、取引先にとっても簡単に受け取れる仕組みかどうかを確認することが大切です。

請求書電子化のメリット

請求書を電子化すると、印刷や郵送、保管にかかるコストや作業時間を削減できるほか、請求書をすぐに送付・確認しやすくなります。

また、電子データとして保存することで、必要な請求書を検索しやすくなり、書類管理の効率化にもつながります。

ここでは、発行側と受領側に分けて主なメリットを見ていきます。

発行側のメリット（コスト削減・業務効率化）

発行側では、請求書の印刷・封入・郵送といった作業を減らせるため、用紙代や郵送費などのコスト削減につながります。

また、請求書を電子で送付すれば、印刷や投函の手間がなくなり、取引先へすぐに届けられます。再送や再発行にも対応しやすく、毎月の請求書発行業務を効率化できます。

さらに、送付履歴や請求書の控えを電子で管理できれば、取引先からの問い合わせがあった際にも確認しやすくなります。請求書の発行件数が多い企業ほど、こうした作業時間や管理負担の削減効果を実感しやすいでしょう。

受領側のメリット（検索・管理の効率化）

受領側では、郵送を待つ必要がなくなり、請求書を受け取ってから内容確認や支払処理に進むまでの時間を短縮できます。

また、請求書を電子データとして保存すれば、紙のファイリングや保管スペースを減らせるほか、必要な書類を検索してすぐに確認しやすくなります。過去の請求書を探す際の負担を減らせることも大きなメリットです。

さらに、紙で受領した請求書もスキャンして電子化し、もともと電子で届いた請求書とまとめて管理できれば、受領方法にかかわらず一元的に検索・確認できるようになります。紙と電子で管理方法を分けないことで、請求書管理全体の効率化につながります。

請求書電子化の課題

請求書の電子化を進めても、すべての取引先が同じ方法で受け入れられるとは限りません。特に、紙での受領を希望する取引先が残る場合は、電子と紙が混在する運用を前提に考える必要があります。

また、電子化によって作業が減る一方で、取引先ごとの送付方法や例外対応を適切に管理しなければ、かえって運用が複雑になることもあります。完全な電子化だけを目指すのではなく、紙が残る場合でも無理なく運用できる仕組みを整えることが重要です。

取引先によって電子化できない場合がある

請求書を電子化する際には、取引先側の受領環境や社内ルールも考慮する必要があります。自社では電子化を進めたくても、取引先によっては紙での郵送を希望されたり、指定された方法での提出を求められたりするケースがあります。

そのため、すべての取引先を一斉に同じ方法へ切り替えるのではなく、電子化できる取引先から段階的に移行する方法が現実的です。

取引先に電子化を案内する際は、自社の効率化だけでなく、請求書を早く受け取れることや、紙の保管負担を減らせることなど、相手側のメリットも伝えると理解を得やすくなります。

紙と電子の併用運用が必要になる

電子化を進めても、一部の取引先では紙の請求書が残ることがあります。この場合、電子送付と郵送を併用することになります。

併用運用では、取引先ごとに送付方法を管理していないと、送付先の間違いや二重発行、送付漏れなどが起こりやすくなります。担当者の記憶に頼るのではなく、取引先ごとの送付方法を管理できる仕組みを整えることが重要です。

また、紙で送付する請求書についても、社内では電子データとして保存・管理できるようにしておくと、紙と電子で管理方法を分ける必要がなくなります。完全なペーパーレスを前提にするのではなく、紙が残っても一元管理できる運用を目指すことがポイントです。

紙と電子が混在する請求書業務をどう効率化する？

紙での受領を希望する取引先が残る場合、電子化を進めても印刷・封入・郵送などの作業を完全になくすことはできません。

DocYouでは、BPOサービスと連携することで、電子で受け取る取引先への書類配信だけでなく、紙を希望する取引先への郵送にも対応できます。電子と紙が混在する請求書業務を効率化したい場合は、以下の記事もぜひご覧ください。

請求書電子化の進め方

請求書の電子化は、いきなりすべての業務や取引先を切り替えるのではなく、対象範囲を決めて段階的に進める方法が適しています。

まずは、現在どのような方法で請求書を発行・受領しているかを整理し、電子化する範囲と運用ルールを決めます。そのうえで、取引先ごとの受領方法を確認し、電子化できる取引先から順次切り替えていきます。

移行期間中は紙と電子が混在することを前提に、例外が発生しても業務が滞らない仕組みを整えておくことが重要です。

電子化する範囲と運用ルールを決める

まず、自社の請求書業務のうち、どこから電子化するかを決めます。請求書の発行・送付、電子データの受領・保存、紙で受領した請求書のスキャン保存など、現在の業務を整理したうえで対象範囲を設定します。

あわせて、保存先やファイル名、検索項目、アクセス権限、訂正・再発行時の対応など、日常的な運用ルールも決めておきます。

電子化の目的は紙をなくすことだけではありません。送付から保存までを効率よく管理できる状態を作ることが重要です。まずは対象を絞って運用を定着させ、その後段階的に電子化の範囲を広げるとスムーズです。

取引先の受領方法を確認する

次に、取引先ごとの現在の受領方法を確認します。郵送、メール添付、Webシステムなど、取引先によって希望する方法が異なるため、事前に整理しておくことが重要です。

電子化への切り替えが可能かどうかに加えて、送付先のメールアドレスや担当部署、必要な案内方法なども確認しておくと、その後の移行を進めやすくなります。

すべての取引先を同時に電子化する必要はありません。電子化できる取引先と紙対応が必要な取引先を整理し、それぞれに適した方法で運用できる状態を作ります。

取引先へ案内し、段階的に移行する

電子化する対象が決まったら、取引先へ切り替え時期や受領方法を案内します。Web上で請求書を確認する場合は、閲覧・ダウンロード方法や問い合わせ先もあわせて伝えると、移行時の問い合わせを減らせます。

また、取引先への案内や切り替え対応は、自社の担当者にとっても負担になりやすい業務です。取引先への周知や導入支援を受けられるサービスを利用すると、移行時の作業負担を抑えやすくなります。

紙での受領を希望する取引先には無理に電子化を求めず、郵送を継続するなど柔軟に対応します。電子と紙を併用しながら、電子化できる取引先を徐々に増やしていくことで、業務への影響を抑えながら移行できます。

請求書電子化サービスの選び方

請求書電子化サービスを選ぶ際は、単にPDFを送付できるかどうかだけでなく、送付後の保存や紙書類への対応、取引先への展開まで含めて比較することが重要です。

特に、すべての取引先を完全に電子化できるとは限りません。そのため、電子配信だけでなく、紙で受領した請求書の電子保存や、紙を希望する取引先への郵送など、実際の運用に合わせて柔軟に対応できるサービスを選ぶと管理しやすくなります。

また、電子帳簿保存法への対応やセキュリティなど、長期的に安心して利用できる仕組みが整っているかも確認しましょう。

電子配信と保存を一元管理できるか

まず確認したいのが、請求書の電子配信だけでなく、送付した書類をそのまま保存・管理できるかという点です。

電子化では、「送ること」と「保存すること」を別々に考えると、送付済みの請求書を別の場所へ保存する作業が発生し、管理が複雑になります。配信した請求書とその履歴を同じ仕組みで管理できれば、いつ、誰に、どの書類を送ったかを確認しやすくなります。

また、電子帳簿保存法に対応するためには、必要な書類を検索・提示できる状態にしておくことも重要です。配信から保存までを一元的に管理できるかを確認しましょう。

紙の請求書も電子化して管理できるか

取引先から受領する請求書には、メールやシステムで届くものだけでなく、紙で届くものもあります。

紙で受領した請求書をスキャンして電子保存できれば、電子で受領した請求書とあわせて管理しやすくなります。紙と電子で保存場所を分ける必要がなくなるため、過去の請求書を探す際の手間も減らせます。

サービスを選ぶ際は、電子データだけでなく、紙から電子化した書類も同じ仕組みの中で保存・検索できるかを確認するとよいでしょう。請求書だけでなく、見積書や納品書など関連書類もまとめて管理できれば、書類管理全体の効率化につながります。

郵送代行など紙対応もできるか

請求書を電子化しても、取引先によっては紙での送付を希望される場合があります。

そのような場合、印刷・封入・投函などを代行してくれる郵送サービスがあると、紙対応のためだけに従来の作業を残す必要がありません。電子で受け取る取引先には電子配信し、紙を希望する取引先には郵送するといった使い分けがしやすくなります。

特に取引先数が多い場合は、電子送付と郵送を別々に管理すると送付漏れや二重発行の原因になります。電子と紙を同じ仕組みから送付・管理できるかを確認すると、混在運用の負担を減らせます。

取引先への展開を支援してもらえるか

請求書電子化では、システムの導入だけでなく、取引先への案内や切り替え対応も大きな作業になります。

取引先への案内文の作成、受領方法の説明、問い合わせ対応などをすべて自社だけで行うと、担当者の負担が増え、電子化が進みにくくなることがあります。

そのため、サービスを選ぶ際は、初期設定などのシステム面の支援だけでなく、取引先への案内や展開をどこまでサポートしてもらえるかも確認しましょう。

電子化できない取引先への紙対応も含めて支援を受けられるサービスであれば、取引先ごとの事情に合わせながら、無理なく電子化を進めやすくなります。

まとめ：請求書の電子化は運用全体で考えることが重要

請求書の電子化には、電子で発行・送付する方法、電子で受領・保存する方法、紙で受領した請求書をスキャンして電子化する方法があります。

電子化を進める際は、単に紙をPDFへ置き換えるだけでなく、電子帳簿保存法に沿った保存方法や、取引先ごとの受領方法まで含めて運用を整えることが重要です。

また、すべての取引先を一度に電子化できるとは限りません。紙での送付が必要な取引先も含めて、電子と紙を無理なく管理できる仕組みを整えることで、請求書業務全体の効率化につながります。

サービスを選ぶ際は、電子配信だけでなく、書類の保存・管理、紙への対応、取引先への展開支援まで含めて、自社の運用に合っているかを確認しましょう。

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