アカウント登録不要で、書類の閲覧に認証を追加
DocYouの「認証付きかんたん閲覧」は、取引先のアカウント登録不要で、メール通知から書類を受け取れる機能です。通知メールのURLから閲覧画面へ進み、別のメールで届く認証コードを入力することで、書類の閲覧・ダウンロードができます。
請求書や納品書を電子配信したい企業にとって、取引先へのアカウント登録の依頼は負担になることがあります。認証付きかんたん閲覧なら、取引先にアカウント登録を依頼することなく、メールで書類を受け取ってもらい、閲覧時には認証コードの入力による本人確認を行うことができます。
メールで通知し、Web上で書類を受け取る
認証付きかんたん閲覧では、書類ファイルをメールに直接添付する代わりに、閲覧用URLをメールで通知します。取引先はそのURLを開き、認証を経てWeb上の書類を閲覧することができます。
この受取方法の特徴は、次の3点です。
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特徴 |
取引先の受取方法 |
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アカウント登録が不要 |
複雑なアカウントを作成せずに書類を受け取れる |
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メールによる通知 |
これまで通りのメールを使って、安全にURLから閲覧できる |
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閲覧前にコードで認証 |
送信者から登録されたメールアドレスにだけ、認証コードが届き閲覧できる |
取引先への負担を最小限にして、メール添付よりも安全に書類の受取を案内できることが、この機能の最大のメリットです。
書類を閲覧するまでの操作概要
1 請求書・宛先・認証設定を確認
送信者が登録した送付先のメールアドレスをDocYouが認証情報として保管します。
2 配信を実行
DocYouから取引先へ通知メールを送付します。
3 通知メールのURLを開く
書類が配信されると、取引先に通知メールが届きます。メールに記載されたURLを開くと、書類を閲覧するためのDocYouの認証画面へ進みます。
4 メールアドレスを入力して認証コードを取得する
認証画面では通知を受信したメールアドレスを入力します。DocYouは入力されたメールアドレスが通知先のアドレスと同じであることをチェックし、通知を受け取った宛先へ認証コードを送付します。
5 届いたコードを確認
取引先は認証コードのメールを確認します。
6 認証画面にコードを入力
コードを認証画面へ入力し、認証が完了すると、書類を閲覧できるようになります。
7 書類を閲覧・ダウンロード
表示された書類の内容を確認し、必要に応じてダウンロードします。その後の保存や社内への回付は、取引先の業務手順に沿って行います。
書類の閲覧・ダウンロードを制限する
書類はあらかじめ送信者が指定した期間だけ閲覧・ダウンロードが可能となります。また、送信後に書類の不備を発見した場合、送信者側の中止操作により以後の閲覧を止めることができます。
「閲覧画面へ進むための案内」である通知メールと、「閲覧時の送付先者確認」である認証コードメールの2つのメールにより、従来のメール添付より安全に書類を取引先に届けることが可能となります。
かんたん閲覧に認証を付けるメリット
メール添付による書類送付では、複数のアドレスへ一斉にメールを配信した際に誰が閲覧したかを把握することが困難でした。このような状況に対して認証付きかんたん閲覧を利用すると、閲覧者のメールアドレスによる認証を経て書類が閲覧されるため、どのメールアドレスによる閲覧が発生したかが履歴として残ります。
送信側は、この履歴を通じて、誰のメールアドレスにより書類閲覧が発生したかを確認することが可能となるため、取引先との日々の業務遂行やセキュリティ上の監査作業時に、非常に有効なチェック手段となります。
DocYouで選べる3つの配信方式
DocYouでは、取引先の受取環境に応じて書類の配信方法を使い分けられます。
①かんたん閲覧
通知先のURLより即座に書類が閲覧できます。手軽さを優先する場合はこちらの方法が便利です。ただし、実際に書類を誰が閲覧したか等の情報は取得できません。
②認証付きかんたん閲覧
かんたん閲覧のセキュリティを高めた方式となります。かんたん閲覧と同様にメールによる送付ができますが、取引先内で通知メールを転送しても、認証コードが受け取れないため閲覧に制限がかかります。
③アカウント登録先配信
事前にアカウント登録が必要な方式です。最もセキュアで厳密に書類閲覧者等の情報を管理できます。安全性や電子取引のガイドライン遵守を優先させたい場合、この方式を採用する必要があります。
また、上記方式は取引先ごとに使い分ける事が可能です。DocYouの統合プラットフォームとしてのメリットを最大限に生かし、取引先が無理なく利用できる方式を選ぶことで、企業間取引のDXを推進することができます。
認証付きかんたん閲覧利用時によくある質問
Q. 取引先はDocYouに登録する必要がありますか
認証付きかんたん閲覧を利用する取引先は、DocYouのアカウント登録が不要です。通知メールのURLと認証コードを使って書類を確認します。
Q. 通知メールを転送すれば、別の担当者も閲覧できますか
書類の閲覧には認証コードの取得・入力が必要です。転送された通知メールのURLを開けることに加え、対象のメールアドレス宛に届く認証コードを確認できるかが関係します。担当者間で書類を扱う場合は、メールの利用権限と受取方法をあわせて確認してください。
Q. 認証コードが届かない場合はどうすればよいですか
入力したメールアドレスが通知の受信先と一致しているか、迷惑メールなどに振り分けられていないかを確認します。解決しない場合は、書類の送付元へお問い合わせください。
Q. 認証コードには有効期限がありますか
認証コードには有効期限があります。期限を過ぎた場合は、閲覧画面の案内に従ってコードを再取得・再送してください。認証コードの有効期限と、書類を閲覧できる期間は別々に管理されます。
受取操作・配信操作の詳細につきましては、DocYou公式マニュアルをご確認ください。
※本記事は2026/10時点の情報です。
