請求書の送り方は？郵送・メール添付・Web配信を比較｜選び方と注意点

請求書の送り方には、紙で郵送する方法のほか、PDFファイルをメールに添付する方法や、Webサービスを利用して配信する方法があります。

どの方法が適しているかは、請求書の送付件数や作業にかかる手間、コスト、セキュリティ、取引先の受け取り方などによって異なります。また、すべての取引先で同じ送り方に統一するのではなく、相手に合わせて複数の方法を使い分けることも可能です。

この記事では、郵送・メール添付・Web配信という3つの送り方について、それぞれのメリット・デメリットや違い、選ぶ際のポイントを解説します。

請求書の主な送り方は「郵送・メール添付・Web配信」の3つ

請求書の代表的な送り方として、次の3つが挙げられます。

• 紙の請求書を郵送する
• PDFなどの請求書をメールに添付して送る
• Web上で請求書を配信する

まずは、それぞれがどのような送り方なのか確認しておきましょう。

紙の請求書を郵送する

請求書を印刷して封筒に入れ、取引先へ郵送する方法です。

紙での受け取りを希望する取引先にも対応しやすく、これまでの業務フローを大きく変えずに運用できます。一方、送付する側では印刷や封入、宛名の確認、投函などの作業が必要です。

なお、請求書は「信書」に該当します。紙の請求書を送る際は、信書を送付できる方法かどうかも確認しておきましょう。

PDFなどの請求書をメールに添付して送る

請求書をPDFなどの電子データとして作成し、メールに添付して取引先へ送る方法です。

印刷や封入、投函が不要なため、郵送に比べて送付作業を簡略化しやすく、既存のメール環境で始められる点も特徴です。

一方で、宛先の入力ミスや別の取引先の請求書を添付してしまうなど、誤送信・誤添付には注意が必要です。送信前に宛先と添付ファイルを確認するなど、社内での運用ルールを整えておくことが重要です。

Web上で請求書を配信する

Webサービスなどに請求書データを登録し、取引先がWeb上から閲覧・ダウンロードする方法です。

サービスによって仕組みは異なり、送信側と受信側の双方がサービスへログインして利用するタイプもあれば、メールで通知されたURLから書類を閲覧するタイプもあります。

そのため、「Web配信にすると、すべての取引先にアカウント登録をお願いしなければならない」とは限りません。サービスを検討する際には、送信側の操作だけでなく、取引先がどのような方法で請求書を受け取るのかも確認しておくことが大切です。

郵送・メール添付・Web配信の違いを比較

3つの送り方には、それぞれ異なる特徴があります。主な違いを整理すると、次のようになります。

紙での受け取りを希望する取引先が中心で、送付件数も多くなければ、郵送でも運用しやすいでしょう。

一方、「まずは請求書を電子化したい」という場合には、既存環境を利用しやすいメール添付が選択肢になります。

毎月多くの請求書を送っている場合や、単に電子化するだけでなく、送付作業や配信状況の管理まで効率化したい場合には、Web配信サービスを利用する方法も考えられます。

重要なのは、どれか一つが常に優れていると考えるのではなく、自社の業務と取引先の状況に合った方法を選ぶことです。

請求書を郵送するメリット・デメリット

請求書を郵送するメリット

郵送のメリットは、紙の請求書を希望する取引先にも対応しやすいことです。

取引先側で新しいシステムを導入したり、操作方法を覚えたりする必要がなく、従来から紙で請求書をやり取りしている場合は、既存の業務フローを維持しやすいでしょう。

電子化への対応状況は取引先によって異なるため、紙での送付を残すこと自体が問題というわけではありません。取引先との関係や業務状況に合わせて利用できる方法の一つです。

請求書を郵送するデメリット・注意点

郵送では、請求書を送るたびに印刷、封入、宛名確認、投函などの作業が発生します。さらに、用紙や封筒、郵送料などのコストもかかります。

1件ごとの作業はそれほど大きくなくても、毎月多くの取引先へ請求書を送付している場合には、作業時間とコストが積み重なり、担当者の負担になることがあります。

また、郵送する際は宛先を正しく確認し、必要に応じて送付状を同封します。請求書は信書に該当するため、信書を取り扱える方法で送付することも必要です。

郵送業務そのものに負担を感じている場合には、電子化だけでなく、印刷・封入・発送などを外部へ委託する方法も選択肢になります。

請求書をメール添付で送るメリット・デメリット

請求書をメール添付するメリット

メール添付のメリットは、比較的手軽に請求書を電子化できることです。

PDFなどで請求書を用意すれば、紙への印刷や封入、郵送が不要になります。郵送費を抑えられるほか、配送を待たずに送信できるため、取引先へ早く届けやすくなります。

普段利用しているメール環境をそのまま利用できる場合も多く、新しいシステムを導入することなく始めやすいこともメリットです。

請求書をメール添付するデメリット・注意点

一方、メール添付では、宛先や添付ファイルを送信者が正しく確認する必要があります。

たとえば、メールアドレスの選択を誤ったり、別の取引先向けの請求書を添付したりすると、本来とは異なる相手へ情報が送られてしまう可能性があります。添付忘れや、どの取引先へ送付済みなのか分かりにくくなるといった問題も考えられます。

特に送付件数が増えると、一件ずつメールを作成・確認する作業や、送付済みかどうかを管理する作業が負担になりやすくなります。

メール添付は利便性の高い方法ですが、送信前の宛先・添付ファイル確認など、人的な確認に依存する部分があります。自社の送付件数や取り扱う情報に応じて、適切な運用ルールや対策を検討しましょう。

請求書をメール添付で送る際の注意点やセキュリティ対策については、「請求書をメール添付で送るのは安全？リスクとより安全な送付方法を解説」で詳しく解説しています。

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請求書をWeb配信するメリット・デメリット

請求書をWeb配信するメリット

Web配信では、請求書を電子データとして取引先へ届けるため、紙への印刷や封入、投函といった作業を省くことができます。

また、単に請求書を電子化するだけでなく、サービスによっては複数の請求書の一括配信や、配信履歴の管理、アクセス制御・認証などの機能を利用できます。

そのため、毎月多数の請求書を扱っている企業では、「請求書を送る作業」だけでなく、「送付状況を管理する業務」の効率化にもつなげやすい点が特徴です。

請求書をWeb配信するデメリット・注意点

Web配信サービスを利用する場合は、導入費用や利用料金が発生することがあります。また、これまで郵送やメール添付で行っていた業務フローを変更する必要が生じる場合もあります。

取引先側の受け取り方にも注意が必要です。

サービスによっては受取側にもアカウント登録を求める場合があり、取引先に新しい操作をお願いすることが電子化のハードルになる可能性があります。一方、アカウント登録をせず、メールに記載されたURLから書類を確認できるサービスもあります。

Web配信サービスを比較する際には、送信側の業務効率化だけではなく、「取引先にどの程度の作業をお願いすることになるか」も確認しておきましょう。

請求書の送り方を選ぶ5つのポイント

郵送・メール添付・Web配信のどれを選ぶか迷った場合は、単純なコストだけではなく、次の5つの観点から考えてみましょう。

毎月送る請求書の件数

まず確認したいのが、毎月どの程度の請求書を送っているかです。

送付件数が少なければ、郵送やメール添付による手作業でも大きな負担にならない場合があります。

一方、取引先数が多く、毎月多数の請求書を送っている場合は、印刷・封入やメール作成、宛先確認といった作業が件数分発生します。毎月繰り返す業務だからこそ、送付件数が増えるほど担当者の負担も大きくなりやすくなります。

自社の送付件数を踏まえ、現在の方法で無理なく対応できるかを確認しましょう。

送付作業にかかっている手間・コスト

送り方を比較するときは、郵送料やシステム利用料といった目に見える費用だけではなく、担当者の作業負担も含めて考えましょう。

郵送の場合は、印刷費や封筒代、郵送料に加えて、印刷・封入・投函などの作業があります。

メール添付の場合は郵送費を抑えられますが、メールの作成や宛先確認、ファイル添付などの作業は残ります。一方、Web配信ではサービス利用料がかかる場合があるものの、送付作業を効率化できるケースがあります。

費用だけで判断せず、毎月の送付にどの程度の手間がかかっているかも含めて、自社に合った方法を比較することが大切です。

セキュリティや送付ミスへの対策

請求書には取引金額や振込先などの情報が含まれるため、送り方ごとのリスクと対策も確認しておきたいポイントです。

郵送であれば宛先間違いや封入物の取り違え、メール添付であればメールアドレスの選択ミスや誤添付などが考えられます。

Web配信サービスでは、アクセス制御や認証などを利用できる場合がありますが、利用できる機能や設定方法はサービスによって異なります。

「Webなら安全」「メールなら危険」と単純に考えるのではなく、それぞれの送り方でどのような確認・対策が必要なのかを比較しましょう。

取引先が受け取りやすい方法

請求書の送り方は、自社側の業務効率だけで決めるものではありません。

取引先によって、

• 紙の請求書を希望している
• PDFをメールで受け取りたい
• Web上での受け取りに対応できる
• 新しいサービスへのアカウント登録は避けたい

など、受け取りやすい方法は異なります。

送信側にとって効率的でも、受信側の作業が大きく増えてしまうと、電子化への切り替えが進みにくくなることもあります。

自社の効率化と、取引先の受け取りやすさの両方を考慮することが大切です。

送付状況をどこまで管理したいか

請求書を送った後の管理方法も、送り方を選ぶ際のポイントです。

たとえば、

• いつ送ったのか
• どの取引先へ送ったのか
• 未送付の請求書が残っていないか
• 相手が書類を確認したか

といった情報をどこまで管理したいかを検討します。

郵送やメールで個別に送付している場合、件数が多くなるほど、送付状況を別の台帳で管理するなど手間が増えます。 

Web配信サービスの中には、書類の配信状況や履歴をシステム上で確認できるものもあります。送付作業だけでなく、その後の管理にも課題がある場合は、こうした機能も比較するとよいでしょう。

請求書の送り方は一つに統一せず、取引先ごとに使い分けてもよい

請求書を電子化すると聞くと、「すべての取引先を郵送から電子配信へ切り替えなければならない」と考えるかもしれません。

しかし、必ずしも一度にすべての送り方を統一する必要はありません。

たとえば、

• 紙での請求書を希望する取引先には郵送
• PDFファイルをメールで受け取りたい取引先にはメール添付
• Webでの受け取りに対応できる取引先にはWeb配信

といったように、相手に合わせて送り方を分けることもできます。

取引先の数が多ければ、電子化への対応状況も一様ではありません。電子化しやすい取引先から段階的に切り替え、紙での送付が必要な取引先については郵送を残す方法であれば、無理なく電子化を進めやすくなります。

重要なのは「紙をすべてなくすこと」そのものではなく、現在発生している請求書送付業務の負担を減らしながら、取引先にも無理のない方法へ移行することです。

電子で送った請求書は保存方法にも注意する

請求書をメール添付やWeb上で電子的にやり取りする場合は、送付方法だけでなく、その後の保存方法にも注意が必要です。

電子メールに添付したPDFなどで請求書を授受した場合は、電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当します。電子取引で授受した請求書などのデータについては、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存する必要があります。

また、インボイス制度では、適格請求書について書面で交付する方法だけでなく、電磁的記録として提供する方法も認められています。

そのため、「請求書をどのように送るか」と「送受信した請求書をどのように保存するか」は、それぞれ確認しておきましょう。

請求書の送付を効率化するならDocYouの「書類配信」

請求書の送付件数が多く、郵送作業やメール添付による個別送信・管理に負担を感じている場合は、企業間取引プラットフォーム「DocYou」の書類配信を利用する方法があります。

DocYouでは、請求書など作成済みの書類を取引先へ電子的に配信し、企業間で授受・管理できます。

請求書をWeb上で配信・授受できる

DocYouでは、請求書をはじめとする取引書類をWeb上で配信できます。

紙の請求書を印刷・封入・郵送する作業を電子化できるほか、複数の書類をまとめて配信するなど、書類を取引先へ届ける業務の効率化にも活用できます。

帳票を作成することだけでなく、「作成済みの書類をどの取引先へ、どのように届けるか」という業務を見直したい場合に利用できる仕組みです。

取引先のアカウント登録が不要な「かんたん閲覧」機能も

Web配信への切り替えを検討するとき、「取引先に新しいサービスへの登録をお願いしにくい」というケースもあります。

DocYouの「かんたん閲覧」では、受信者がDocYouのアカウントを持っていない場合でも、メールアドレスを指定して書類を配信できます。取引先はメールに記載されたURLから書類を閲覧・ダウンロードできます。

また、必要に応じて認証コードを設定し、本人確認を強化した運用も可能です。

「Web上でしっかり書類をやり取りしたい取引先」と、「アカウント登録の負担をかけずに受け取ってほしい取引先」の双方に合わせて運用を検討できます。

電子配信と紙の郵送を組み合わせた運用も可能

すべての取引先を電子配信へ切り替えられない場合には、電子と紙を併用する方法もあります。

電子化できる取引先にはDocYouで書類を配信し、紙での受け取りを希望する取引先については郵送を残すことも可能です。

また、BPOサービスと組み合わせることで、紙での送付が必要な帳票について、印刷・封入・発送などの業務を支援することもできます。

すべてを一度に電子化するのではなく、取引先の状況に合わせて段階的に移行することで、無理のない業務改善につなげられます。