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2021.04.12

Q&Aでわかる電子契約・電子取引 第2回「電子契約システムの失敗しない選び方」

電子契約・電子取引が一般的になりつつある中、さまざまな電子契約サービスが登場しています。電子署名の方式や本人確認の方法など、それぞれに違いもあります。導入や運用に際して、どんなポイントに留意すべきなのでしょうか?「Q&Aで分わかる電子契約・電子取引」の2回目は、失敗しない電子契約システムの選び方について、PPAP総研代表の大泰司章さんに解説していただきました。

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第1回「電子契約・電子取引とは?」
第3回「電子契約・電子取引の現在と未来」

プロフィール

大泰司 章(おおたいし あきら)さん PPAP総研代表

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三菱電機、日本電子計算の営業現場で数百社と商取引をする中で、紙にハンコ、PPAP※1、PHS※2、ネ申エクセル※3といった形式的な電子化などを経験。これらの不合理な商習慣を変えるべく、2012年より一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)にて電子契約やインターネットにおけるトラストの普及に従事。2020年からはデジタル商取引をさらに推進すべくPPAP総研を設立し、ユーザー向けとベンダー向けにコンサルティングを実施。

※1 Passwordつきzip暗号化ファイルを送ります/Passwordを送ります/An号化/Protocol
※2 Printしてから/Hanko押して/Scanして送ってくださいプロトコル
※3 印刷した際の見栄えを優先して作られているため、Excel本来の目的であるデータ整理や表計算ができないほど、複雑にレイアウトされたExcel

導入のメリットは?サービスを選ぶポイントは?

Q1.導入すると、会社にはどんなメリット、デメリットがあるのか?

A1. 最大のメリットは業務のスピードアップ。デメリットは特にありません。


■電子契約・電子取引導入のメリットとデメリット

メリット デメリット
  • ビジネスのスピードアップ
  • コストの削減
    (特に人件費、郵送費)
  • コンプライアンスの強化
    (取引業務の可視化)
  • 働き方改革の推進
  • 特になし

大泰司さん メリットは大きく4つあります。
1つ目は「ビジネスのスピードアップ」です。書面に押印して郵送したり持参したりするより、見積りから請求書までオンラインで送る方が圧倒的に短時間で業務が終了します。従来2~3週間かかっていた業務プロセスが1日で終わることもあるでしょう。これが最も大きなメリットです。


2つ目は「コストの削減」です。よくいわれるのが印紙代の削減です。請負契約等では書面の契約書には印紙を貼らなければならず、契約金額によっては数万円にもなることがありますが、電子契約書なら貼る必要がないのです。
他にも郵送コストや保管コストが削減できます。固定費扱いとされていて目には見えにくいですが、実はこれ以上にコスト削減効果が高いのが、人件費ですね。
導入時は印紙税が必要な契約だけ電子化していた企業も、運用が進むにつれて結局すべての契約業務を電子化するケースも多く見られます。

3つ目は「コンプライアンスの強化」です。書面での契約の場合、法務などの内部統制部門には何が行われているかわかりにくい。しかし電子契約であれば、どんな見積りを出して、どんな請求書を出して、どんな内容の契約をしているかリアルタイムでモニタリングしやすくなります。
また、BCP対策(Business Continuity Plan:事業継続計画)にも有効です。書類は災害などで失われることがありますが、きちんとした電子契約システムなら、複数リージョンにデータセンターを用意してバックアップされているから安心です。

4つ目は「働き方改革の推進」です。電子契約のプロセスを電子化することにより、場所と時間に縛られずに業務を遂行できます。場所や時間の制約がある従業員にとっては福音ですね。ダイバーシティ(多様性)やインクルージョン(包括)のためにもなります。
また、身近なところでは、コロナ禍でリモートワークが実施されているにも関わらず、押印作業のために出社しなければならないという状況がありましたが、電子契約ならその必要はありません。

一方、導入によるデメリットは特にありません。導入時に業務を見直すコストがかかりますが、これはむしろ積極的に行っていくべきことだと思います。

Q2. 電子契約システムを選ぶポイントは?

A2. 電子署名の方式より、事業者の信頼性や本人確認レベルが重要。


電子契約システムを選ぶポイント

  1. 事業者の信頼性
  2. セキュリティ
  3. 本人確認レベル
  4. 既存システムとの連携


大泰司さん 電子契約システムを選ぶポイントは、「信頼できる事業者、サービスか」「セキュリティはしっかりしているか」「本人確認レベルは厳密か」「既存システムとの連携をサポートしているか」の4つです。

事業者やサービスの信頼性の重要性はいうまでもないでしょう。せっかく自社にも取引先にも導入したのに、ある日突然サービスが終了してしまっては大変です。それだけに事業者の信頼性は大きな選定ポイントです。
また、サービスが終わってしまっても、他のサービスに引き継げるよう、データがダウンロードできるか、そのデータは標準的なフォーマットかもチェックしましょう。
まだ歴史の浅い業界で虚実おりまぜた情報が飛び交っていますが、特に誇大広告には気を付けたいですね。法律等の制度を極端に強調されて、不安感を煽られたり、違和感があったりしたら、気を付けましょう。

「セキュリティ」もいわずもがなのことと思います。電子署名の方式には「立会人署名方式」と「当事者署名方式」がありますが、考え方に違いがあるという程度に理解しておけばいいでしょう。
それより重要なことは、電子契約サービスを利用する際に、利用者がなりすまされないことと、電子契約サービス自身がなりすまされないことです。したがって、なりすましを防止する仕組みが厳重かどうかがポイントです。あわせてデータの暗号化、データのバックアップ体制などについて確認しましょう。

これと関連しますが、サービスを利用しているのが本人なのかどうかという「本人確認(身元確認)レベル」の厳密さも選定のポイントです。サービスに登録しているのは本当に本人なのか、そもそも在籍している社員なのかなど、確認レベルは各サービスによって差があります。

「既存システムとの連携」ができるかどうか、できる場合はスムーズかどうかもチェックポイントです。契約書や見積書、請求書などを発行していたシステムが社内にはあるはずです。それらのデータを自動で電子契約システムに渡したり、電子契約システムから受け取ったりといった連携が必ず必要になります。
既存システムと電子契約システム間でのデータ連携を自動化できるか否かは、導入後の運用負荷を大きく左右します。選定にあたって、各社がどんな対応をしているのか確認するべきポイントです。しっかりサポートしてくれるベンダーを選ぶべきでしょう。


電子取引プラットフォーム「DocYou」

①事業者の信頼性
電子取引プラットフォーム「DocYou」を提供している日鉄日立システムエンジニアリング株式会社は、日本製鉄株式会社と株式会社日立製作所のジョイントベンチャーとして1988年に設立され、30年以上さまざまな企業のシステム構築を手掛けてきたITソリューションベンダーです。なかでも、社内のペーパーレス化を支援する統合電子帳票システム Paples(パピレス)は帳票生成・形式変換・文書管理から電子帳簿保存法対応支援まで実現するシステムとして延べ300社以上で利用されています。


②セキュリティ
「DocYou」はマルチファクター認証によるなりすましの防止、通信やデータの暗号化による盗聴や改ざん・読み取りの防止、データの分散保管による災害時のデータ損失防止などが徹底されています。ご利用各社様に安心して使えるサービスとして認識されています。

③本人確認レベル
「DocYou」では、多要素認証による本人確認を行っています。
また有料でお申込みいただいたユーザー様については在籍確認も行っています。
無料でご利用される取引先様に書類を送る際は、あらかじめ身分証明書等による本人確認を行ってから書類を送信するように推奨するなど、契約の重要性に応じた運用をお願いしています。

④既存システムとの連携
「DocYou」は、SAP ERPやGRANDITなどの基幹システムはもちろん社内のワークフローシステムなどの業務支援システム、クラウドサービスとして提供されている外部システムなど、様々なシステムと連携できます。また日鉄日立システムエンジニアリング株式会社では、導入から運用まで各社の課題に合わせて適切に支援。丁寧なアフターサービスなど手厚いサポートにも定評があります。



Q3. 電子契約システムの導入にあたって留意すべき点は?

A3. 取引先さまへの説明です。

大泰司さん 導入プロセスで一番苦労するのは、取引先への説明です。ただ、最近は電子契約システムの導入がトレンドになっているため、かつてよりも難易度は下がっています。とはいえ丁寧に依頼していく必要があります。取引先の社内規定を変えなければならない場合は、特に労力が必要になります。共同で取引先に対応してくれるベンダーであれば、よりスムーズに導入を図ることができます。


電子取引プラットフォーム「DocYou」

日鉄日立システムエンジニアリング株式会社では、長年培った帳票基盤ソリューションのノウハウをもとに、サービス導入からシステム連携、電子帳簿保存法対応のシステムコンサルまでトータルでサポートします。



Q4. 電子契約システムの運用にあたって留意すべき点は?

A4. 導入後も的確にサポートしてくれるベンダーを選ぶことです。


運用に際しての留意点

  • 既存システムとの連携

  • ベンダーからの適切な情報提供



大泰司さん Q2の電子契約システムを選ぶポイントで触れた「既存システムとの連携」は、運用時に発生する大きな課題です。例えば、API(Application Programming Interface:システム間で情報をやり取りするための仕組みや形式を取り決めたもの)の説明だけ渡されて、「後はよろしく」とほったらかしにするベンダーなのか、それぞれの会社の事情を考慮した上で対応方法も含めてサポートしてくれるベンダーなのかで、運用しやすさや実務の難易度が大きく変わります。

また、やはりベンダーの選び方の話になりますが、必要な時に情報をきちんと提供してくれることも重要です。例えば「契約における押印の見直し」等のQ&Aが公表された時や、電子帳簿保存法が改正された時には、私のところにも問い合わせが非常に多く寄せられました。マスコミにも取り上げられて玉石混交の情報があふれかえると、ユーザーは「自分のところのシステムは大丈夫だろうか?」と不安になります。そうした不安に応えて、適切に情報提供するベンダーを選ぶことが大切です。

失敗しない鍵は、ベンダー選び

大泰司 電子契約システムの導入や運用の成否を左右するのは、ベンダー選びといっても過言ではありません。「事業者の信頼性」「セキュリティ」「本人確認レベル」「既存システムとの連携」を確認した上で、そのベンダーは御社の状況やニーズに合ったソリューションを提案してくれるのか、適時適切なサポートを提供してくれるのかという視点でのご検討をおすすめします。

まとめ

  1. 導入のメリットは「ビジネスのスピードアップ」「コストの削減」「コンプライアンスの強化」「働き方改革の推進」
  2. 電子契約システムを選ぶポイントは、「事業者の信頼性」「セキュリティ」「本人確認レベル」「既存システムとの連携」
  3. 電子契約システムの導入にあたっては「取引先さまへの説明」に留意
  4. 電子契約システムの運用をスムーズにするポイントは、「導入後のサポートが手厚いベンダー」

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